الأقسام :

                     
يضم الهيكل التنظيمي الرسمي لمركز الوثائق والمحفوظات الأقسام التالية :

• قسم اقتناء الوثائق: تتمثل المهمة الرئيسة لهذا القسم في اقتناء واستقبال الوثائق التقليدية وغير التقليدية والأنظمة الحكومية ذات العلاقة بالجامعة من وحداتها الإدارية المختلفة المتمثلة في الكليات والعمادات المساندة والمراكز العلمية والبحثية وسائر الإدارات ومن المجتمع الخارجي.

• قسم تنظيم الوثائق: تتمثل المهمة الرئيسة للقسم في تنظيم وثائق الجامعة بجميع أشكالها الورقية والميكروفيلمية والمسموعة والمرئية وفقا للأساليب والإجراءات الأرشيفية المتبعة عالميا في العمليات الفنية المختلفة كالفهرسة والتصنيف والتكشيف والاستخلاص والفرز يدويا وإلكترونيا بالشكل الذي يضمن حفظها واسترجاعها في الوقت المناسب وبالدقة المطلوبة لخدمة المستفيدين بصفة عامة ، و متخذي القرار بصفة خاصة .

• قسم حفظ الوثائق: تتمثل المهمة الرئيسة لهذا القسم في العمل على ترحيل الوثائق التي انتقلت من مرحلة العمر الإداري إلى مرحلة العمر الوسيط لحفظها بمركز الوثائق كأرشيف شبه نشط وإتباع الطرق العلمية العالمية في حفظ الوثائق وحمايتها وضمان استمرارها كموروث حضاري ودلائل إثبات للأجيال الحالية و المستقبلية والرجوع إليها عند الحاجة.

• قسم خدمات المستفيدين : تتمثل خدمات هذا القسم في تقديم خدمات معلومات عالية الجودة لمختلف شرائح المستفيدين من خلال الحضور الشخصي عن طريق البحث والإطلاع داخل المركز أو من خلال آليات التواصل كالهاتف أو الفاكس أو البريد الإلكتروني و كذلك عبر الدخول المصرح به لمختلف قواعد البيانات التوثيقية والأرشيفية لمركز الوثائق المتاحة على شبكة الإنترنت .

• قسم الدعم الإلكتروني : تتمثل المهمة الرئيسة للقسم في تبني التقنيات الإلكترونية الحديثة للتحولات الرقمية و في تطبيقات تكنولوجيا المعلومات في مجالات إدارة الوثائق ورقمنتها وفهرستها وأرشفتها إلكترونيا ، وحماية قواعد بيانات الأرشفة ونظم إدارة المحتوى المتكامل وغيرها من قواعد البيانات من القرصنة والاختراقات غير القانونية ودمار البيانات بالتنسيق مع عمادة تقنية المعلومات .