مركز الاتصالات الإدارية هو حلقة الاتصال الرسمي بين الجامعة والعالم الخارجي وحلقة الاتصال الرسمي بين وحدات الجامعة بعضها ببعض، حيث يتمثل أغلب النشاط في الجهاز الإداري في مجموعة من العمليات مثل : تحرير معاملات أو تقارير أو ما شابه ذلك وتسجيلها وتسليمها ، ويتم انتقال هذه المعاملات من إدارة إلى أخرى ومن جهاز إلى آخر وينتهي بها المطاف إلى الحفظ في الملفات ؛ لتكون مرجعاً عند الحاجة إليها.
ويجب أن تتسم العمليات السابقة الذكر بالبساطة والسرعة مع الدقة كما يلي:-
توجد مجموعة من الصعوبات في العمل الورقي التقليدي وتتلخص في التالي:-
من أجل ذلك تسعى جامعة الملك فيصل؛ للاستفادة من التقنيات المتطورة لمعالجة المعاملات الخارجية(الصادرة والواردة)كذلك المعاملات الداخلية (الصادر الداخلي والإحالات الداخلية)؛لسرعة معالجة البريد الوارد و الصادر و متابعة المعاملات و تداولها إلكترونيا بين مختلف الكليات و العمادات المساندة و المراكز العلمية و البحثية و إدارات الجامعة هذا من ناحية و من ناحية أخرى بين المستخدمين، سعيا للوصول إلى البيئة اللاورقية و ضمان سرية الوثائق و ما تحوي من معلومات بهدف سرعة الوقت المطلوب لانجاز المهام و تحسين فعالية الموظفين من خلال سرعة استرجاع الوثائق و المعلومات إلكترونياً في الوقت المناسب و بالدقة المطلوبة ؛ لخدمة متخذي القرار .
نظام المعاملات الالكترونية الجديد المزمع تطبيقه- إن شاء الله تعالى - بجامعة الملك فيصل هو نظام يقدم حلول متقدمة ومتكاملة لمعالجة متطلبات الاتصالات الإدارية بطريقة حديثة ومرنة قابلة للتركيب بشكل قياسي أو يخصص حسب متطلبات وطبيعة العمل. وقد قامت الجامعة متمثلة في مركز الوثائق والاتصالات الإدارية بتعديلات كبيرة وجوهرية على بناء الأنظمة ليتناسب وفقا لرؤية ورسالة مركز الوثائق والاتصالات الإدارية وتطلعات الجامعة المستقبلية
نظام المعاملات الإلكترونية الجديد مبني على برمجيات فايل نت FileNetمن شركة IBM العالمية و هي بنية تحتية جاهزة متفوقة تعني بعمليات إدارة المحتوى الشامل التي تشمل على تطبيقات إدارة الأرشفة الإلكترونية و إدارة إجراءات العمل و النماذج الإلكترونية و إدارة الوثائق الإلكترونية و البحث في المحتوى و تطبيقات أخرى تشمل جميع وظائف الاتصالات الإدارية الأساسية العامة والخاصة و المتقدمة و تدعم بيئة العمل اللاورقية و إمكانية الوصول عن طريق شبكة الانترنت.
يقوم نظام المعاملات الإلكترونية الجديد بعدد من الوظائف تتمثل فيما يلي:-
يحقق النظام مفهوم الشمولية من خلال تغطيته لجميع المتطلبات الأساسية و الخاصة و المتقدمة على النحو التالي:-
جميع مكونات النظام ذات واجهة تطبيق للويب بما في ذلك عمليات المسح الضوئي الأساسية و لذلك لا يلزم تركيب أي برامج على محطة العمل باستثناء متصفح الانترنت ونظرا لاعتماد النظام على برمجيات فايل نت يوفر النظام واجهات تطبيق جاهزة للعمل على أنظمة البوابات الالكترونية العالمية ويشمل ذلك Microsoft SharePoint and IBM Web Sphere Portal
تدعم برمجيات فايل نت هيكلة بناء الخدمات بشكل أساسي وهي مبنية على هذه الخاصية بحيث يمكن تصدير و توريد معاملات من و إلى الجهات الخارجية دون الحاجة إلى الطباعة و التوصيل الورقي التقليدي مع ضمان سرية المعاملات
تأتي عملية البحث بشكل قياسي للمساعدة في عمليات المتابعة والتقارير بحيث تتم العملية على حقول الفهرسة الموجودة في قاعدة بيانات النظام،الذي يدعم البحث أيضا في محتوى الوثائق المرتبطة بالمعاملات في حال حفظها كملفات إلكترونية نصية أو صورة رقمية من خلال برنامج التعرف الرقمي على الحروف OCR
يأتي النظام بمجموعة قياسية من التقارير تغطي متطلبات الإدارة العليا مثل: تقارير الأداء للموظفين و أنواع المعاملات ،كما تغطي متطلبات الإدارة المتوسطة و الإدارة التنفيذية
يدعم النظام نظم الأمن العالمية القياسية للحفاظ على المعاملات و ما تحويه من معلومات ،لا تتوافر في النظم التقليدية الورقية و يوفر درجات متعددة المستويات من السرية هي سري و سري جدا و سري للغاية و محظور الإطلاع عليه.