يقوم قسم الأكاديميين بتقديم الخدمات الخاصة بأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم ويقوم بتقديم الدعم لأعضاء هيئة التدريس لحضور المؤتمرات وورش العمل والندوات العلمية التي من شانه الارتقاء بالمستوى العلمي للجامعة، وينجز كافة المهام المتصلة بذلك
| منح أوامر الإركاب لأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم | الرفع بالمباشرة وقرارات الصرف للعائدين من الابتعاث |
| إصدار شهادة التعريف-وشهادة الخدمة لأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم | إعداد وإصدار قرارات صرف مكافآت اللجان لأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم |
| إعداد وإصدار قرارات الإجازات المرضية لأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم | إعداد وإصدار قرارات منح إجازات الأمومة لعضوات هيئة التدريس ومن في حكمهم |
| إعداد وإصدار قرارات إجازات الوضع لعضوات هيئة التدريس ومن في حكمهم | إعداد وإصدار قرارات منح الإجازات الاستثنائية لأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم |
| إعداد وإصدار قرارات منح إجازات التفرغ العلمي لأعضاء هيئة التدريس | إعداد وإصدار قرارات أوامر إركاب للأساتذة الممتحنين من خارج المملكة |
| إعداد وإصدار قرارات بالصرف للبدلات الخاصة بأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم | إعداد وإصدار قرارات التجديد لأعضاء هيئة التدريس ممن بلغ السن النظامي للتقاعد |
| إصدار القرارات الخاصة بالعلاوات السنوية لأعضاء هيئة التدريس | إصدار قرارات انتدابات أعضاء هيئة التدريس |
| إصدار القرارات الخاصة بالوحدات التدريسية الزائدة لأعضاء هيئة التدريس | إصدار القرارات اللازمة لطي قيد أعضاء هيئة التدريس المتعاقدين بعد إنهاء خدماتهم من الجامعة |
| إصدار القرارات الخاصة بالإجازات الاعتيادية والاضطرارية وقرارات المباشرات لأعضاء هيئة التدريس | إعداد وإصدار القرارات الخاصة بالاستقالة الخاصة بأعضاء هيئة التدريس المتعاقدين ومن في حكمهم |
| تنظيم المناسبات والأنشطة الثقافية والاجتماعية والترفيهية الموجهة خصيصاً لأعضاء هيئة التدريس | عمل التقارير السنوية الخاصة بأعضاء هيئة التدريس الذين أمضوا على خدمتهم في الجامعة لعشر سنوات |
| إعداد وإصدار قرارات تكاليف عمداء الكليات ووكلاء الكليات والعمادات المساعدة ووكلائهم بالقيام بالأعمال في حال حضورهم المهمات الرسمية الداخلية والخارجية | إعداد وإصدار قرارات منح العمداء ووكلاء الكليات والمراكز البحثية والعمادات المساعدة ووكلائهم الإجازات الصيفية وتكاليف من يقوم بمهام أعمالهم |
| إعداد وإصدار قرارات طي قيد المحالين للتقاعد من أعضاء هيئة التدريس المتعاقدين ومن في حكمهم لبلوغ السن النظامي أو الحالات الأخرى من وفاة أو عجز | التنسيق مع الكليات بشأن رغبتهم من عدمه في تجديد عقود من أمضوا عشر سنوات في العمل بالجامعة من أعضاء هيئة التدريس |
| الرفع لوزارة التعليم العالي برغبة الجامعة في تجديد العقود لأعضاء هيئة التدريس الذين أمضوا عشر سنوات عمل في الجامعة | التنسيق مع الكليات بشأن أعضاء هيئة التدريس الذين أكملوا السن النظامي ومدى رغبة الكلية في تمديد عقودهم للاستفادة من خدماتهم |
يعمل قسم الموظفين على توفير الكوادر البشرية لكليات وعمادات وإدارات الجامعة من التخصصات المختلفة وتنفيذ كافة النظم واللوائح الخاصة بشؤون الموظفين
| إصدار قرارات تعيين الموظفين فئة الرسميين والمستخدمين وبند أجور العمال | إصدار قرارات إنهاء الخدمة من تقاعد مبكر وتقاعد نظامي-واستقالات لموظفي الجامعة |
| إصدار قرارات انتداب موظفي الجامعة | إصدار قرارات مكافآت اللجان الدائمة لموظفي الجامعة |
| إصدار قرارات البدلات المستحقة لبعض فئات الموظفين | إصدار قرارات التكاليف الإدارية لموظفي الجامعة |
| استقبال الشكاوى وطلبات الحضور الموجهة لموظفي الجامعة والتي ترد من إدارة الشرطة أو المحاكم الشرعية أو غير ذلك وإحالتها إلى المطلوب من الموظفين وإعداد الردود عليها | إصدار قرارات الإجازات لموظفي الجامعة بأنواعها وهي الإجازة العادية-الإجازة الاستثنائية-الإجازة المرضية-الإجازة الاضطرارية-الإجازة الرياضية-إجازة الوضع-إجازة الأمومة-إجازة المرافقة |
| إصدار شهادة التعريف-وشهادة الخدمة لموظفي الجامعة | إصدار أوامر الأركاب لموظفي الجامعة |
| إصدار قرارات مكافآت التدريب داخل المملكة وخارجها لموظفي الجامعة | إصدار قرارات التكليف بالعمل خارج وقت الدوام الرسمي لموظفي الجامعة |
| إعداد الخطابات الرسمية والإحالات الداخلية على المعاملات التي تحتاج إلى ذلك | إصدار قرارات الحسم وخطابات الإنذار واللوم لموظفي الجامعة |
| تدقيق ساعات وأيام غياب الموظفين عن العمل التي ترد من إدارة المتابعة وإحالتها إلى قسم التأدية والرواتب للحسم من الراتب | |
يقوم قسم التشكيلات الإدارية بتقديم الخدمات المتعلقة بالوظائف الإدارية والأكاديمية وإدارة المسابقات الوظيفية ومتابعة المسار الوظيفي من ترقيات وتعيينات ونقل وطي قيد لمنسوبي الجامعة، ويتصل عمله وبالتنسيق مع الجهات والدوائر الحكومية بهذا الشأن.
| الإعداد للمسابقات الوظيفية. | العرض على لجنة الترقيات لترشيح من تتوفر لديهم شروط الترقية، وأخذ موافقة صاحب الصلاحية عليها. |
| إعداد البيانات الوظيفية المطلوب الإعلان عنها. | الرفع بعد ذلك لوزارة الخدمة المدنية لاعتمادها. |
| وضع شروط شغل كل وظيفة والمؤهلات المطلوبة لها حسب دليل تصنيف الوظائف في الخدمة المدنية. | إعداد قرارات الترقية للموظفين المرشحين . |
| مخاطبة وزارة الخدمة لأخذ الموافقات اللازمة للإعلان | الارتباط على الوظائف المطلوب التعيين عليها. |
| استكمال الإجراءات اللازمة واستقبال الطلبات والإعداد للاختبارات والمقابلات الشخصية. |
تدقيق ومراجعة قرارات التعيين وقرارات طي القيد المعدة من قبل قسم الموظفين والأكاديميين. |
| إعداد قرارات التعيين لمن اجتاز الاختبار والمقابلة بعد التنسيق مع وزارة الخدمة. |
إعداد استمارات تحوير الوظائف عند الحاجة. |
| الإعداد لترقيات الموظفين. | إعداد البيانات الخاصة بالوظائف المطلوب تعديلها بالميزانية. |
| إعداد بيان بالوظائف المطلوب الترقية عليها. | إعداد قرار تسجيل الوظائف المحدثة والمعدلة في الميزانية، وتسجيلها في الحاسب الآلي. |
| إعداد بيان بالموظفين المستحقين للترقية النظامية. | إعداد البيانات الوظيفية (هيئة التدريس – إداريين) لكل جهة. |
| جمع بيانات عن جميع الموظفين المستحقين للترقية (بيانات الخدمة-خدمات سابقة – تقارير الأداء الوظيفي – المؤهلات –. (لدورات التدريبية | إعداد قرار نقل موظف من جهة إلى جهة اخرى (داخل الجامعة). |
| تحديد النقاط المستحقة لكل موظف. | إعداد قرارات طي القيد من يتم نقل خدماتهم إلى جهات خـارج الجامعة. |
| تحديد الوظيفة المناسبة لكل موظف للمنافسة عليها وفق دليل التصنيف. | |
يقوم قسم التأدية والرواتب بالعمل على كافة الإجراءات النظامية للرواتب والمستحقات المالية لمنسوبي الجامعة و العمل على ضمان سلامة انجاز المعاملات المالية بكفاءة وفعالية
| إعداد جميع المسيرات الخاصة بالمصاريف السفرية | إعداد المسيرات الخاصة بمكافآت خارج الدوام الرسمي |
| إعداد المسيرات الخاصة بمكافآت وحدات التدريس لأعضاء هيئة التدريس | إعداد المسيرات الخاصة بالموظفين الذين يقومون بدورات تدريبية بالمعهد |
| إعداد المسيرات الخاصة ببدلات السكن لمتعاقدين | إعداد المسيرات الخاصة بالتأثيث للمتعاقدين الجدد |
| إعداد المسيرات الخاصة بمكافآت الرؤساء وأعضاء اللجان المستديمة ومجلس الجامعة | القيام بالرد على الاستفسارات التي ترد من البنوك للموظفين الذين تم منحهم قروض من تلك البنوك |
| قيام كل موظف بالقسم بتأدية الإعمال التي تم انجازها عن طريق الحاسب الآلي | فتح ملفات لكل استحقاق لكي يتم حفظ المسيرات بها وذلك بعد الفراغ من تأديتها |
| إعداد مستحقات منسوبي الجامعة المطوي قيدهم من متعاقدين وكذلك الموظفين السعوديين المحالين على التقاعد وغيرهم من منسوبي الجامعة | استلام القرارات الخاصة بتعيين السعوديين بجميع فئاتهم وكذلك عقود المتعاقدين وإعداد مستحقاتهم حسب ما ينص عليه تلك القرارات أو العقود |
| يقوم قسم التأدية والرواتب بالعمل على كافة الإجراءات النظامية للرواتب والمستحقات المالية لمنسوبي الجامعة و العمل على ضمان سلامة انجاز المعاملات المالية بكفاءة وفعالية | إدخال البيانات المتعلقة بالرواتب الشهرية ومراجعتها للتأكد من صحة البيانات المدخلة وهذا يتطلب الجهد الكبير والدقة المتناهية والتي يلي ذلك إعداد أذونات الصرف لكل جهة بالجامعة من الأمانة العامة والكليات |
| إعداد مستحقات بعض المستعار بخدماتهم للجامعة من مكافآت ويتم إعداد ذلك يدوياً لعدم إمكانية عمل ذلك بالحاسب ولعدم وجود برمجة | الرد على استفسارات المراجعين من منسوبي الجامعة وخارجها في الأمور التي تتعلق باستحقاقهم عن طريق مراجعتهم الشخصية مما يؤدي ذلك إلى اخذ وقت من الدوام الرسمي |
| التنسيق مع مركز تقنية المعلومات لحصر البيانات والعناصر التي تحتاج إلى تأسيس في نظام الرواتب والعمل على تطويره | إعداد البيانات الخاصة بأسماء المقترضين من بنك التسليف والنماذج الخاصة بمصلحة معاشات التقاعد |
يتولى قسم الخدمات تقديم المساندة والدعم لمنسوبي الجامعة وزوارها وضيوفها من خدمات تعقيب المعاملات الحكومية وتقديم كافة الدعم والمشورة في إجراء المعاملات الحكومية
يقوم قسم الاتصالات الادارية بعملية تنسيق مرور المعاملات بين أقسام العمادة والإدارات والكليات الخارجية
| متابعة التعميمات والقرارات الإدارية الصادرة من الجهات المختلفة في الجامعة | إرسال واستقبال المعاملات الإدارية الصادرة والواردة من والى العمادة |
| توزيع البريد والتصوير والنسخ | استلام البريد الوارد للعمادة وتسليمه إلى الأقسام المعنية داخل العمادة |
| تنظيم استلام المعاملات الإدارية وتسجيلها في برنامج الأرشفة وتوجيهها إلى الجهات المعنية وما يتبع ذلك من خدمات | القيام بترتيب وفهرسة المعاملات الكترونيا على برنامج الأرشفة الالكتروني وحفظ صور مما يصدر من المعاملات الإدارية |
يعمل قسم التعاقد كوحدة استقطاب وتعاقد لأعضاء هيئة التدريس ويقوم بإمداد الجامعة بالكوادر المتميزة والمؤهلة من الجامعات المرموقة عالميا
| متابعة احتياجات الكليات لأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم من غير السعوديين | إبرام العقود اللازمة لأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم المتعاقدين حديثاً مع الجامعة |
| رفع الطلبات لوزارة التعليم العالي بشأن الموافقة على منح الجامعة تأشيرات العمل | إرسال العروض اللازمة لأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم من الذين تم ترشيحهم للعمل بالجامعة |
| إصدار تأشيرات الزائرين من أعضاء هيئة التدريس التي ترغب الجامعة استقطابهم للاستفادة من خبراتهم العلمية | إعداد أوامر صرف المستحقات المالية لأعضاء هيئة التدريس المتعاقدين الجدد من بدل تأثيث وبدل سكن وغيره |
| التنسيق مع وزارة الخدمة المدنية بشأن الموافقة على التعاقد على بعض الوظائف التي يتم طلب التنسيق مع وزارة الخدمة المدنية بناءً لطلب وزارة التعليم العالي | استخراج تأشيرات استقدام أعضاء هيئة التدريس المتعاقدين الجدد وعائلاتهم من وزارة الخارجية بعد الحصول على موافقة وزارة التعليم العالي |
| مخاطبة الملحقيات لأعضاء هيئة التدريس الذين تم ترشيحهم للعمل بالجامعة وإنهاء إجراءات التعاقد معهم والحصول على تأشيرات الدخول وتذاكر السفر | التنسيق مع الملحقيات الثقافية السعودية بالخارج بشأن استقبال عمداء الكليات لإجراء المقابلات الشخصية اللازمة لأعضاء هيئة التدريس الجدد |
| التنسيق بين الكليات وإدارة العلاقات العامة بشأن استقبال أعضاء هيئة التدريس الجدد وعائلاتهم وتوفير مكان الإقامة اللازم والمناسب | إعداد خطابات إجراء الفحوصات الطبية اللازمة لأعضاء هيئة التدريس المتعاقدين الجدد وعائلاتهم لاستخراج إقامة العمل |
| متابعة أعضاء هيئة التدريس المتعاقدين الجدد ومساعدتهم للحصول على مزايا وخدمات الجامعة وذلك من خلال إصدار بطاقة العمل والتسجيل في إدارة الخدمات الطبية ومكتبة الجامعة العامة ومركز تقنية المعلومات | إصدار التعريفات اللازمة لأعضاء هيئة التدريس المتعاقدين الجدد لمساعدتهم في الحصول على احتياجاتهم الخاصة كاستئجار مسكن وتوفير وسائل النقل ووسائل الاتصالات |
يقوم قسم المحفوظات بجميع الاعمال المتعلقة بحفظ الوثائق والقرارات والصور الصادرة الخاصة بأعضاء هيئة التدريس والموظفين، كما يقوم بجميع الاعمال الخاصة بالأرشفة الالكترونية.
| يعمل على حماية الوثائق المختلفة وحفظها في الأماكن الخاصة | ترميز الوثائق لتصنيفها ليسهل استرجاعها عند الطلب |
| يقوم بفتح السجلات المختلفة لتسجيل كافة الوثائق المستلمة والمرسلة والعمل على تصنيفها حسب أهميتها | توثيق المعلومات والوثائق في بطاقات خاصة لمعرفة أماكن وجودها وتنظيمها ووضع نظام واضح للتداول هذه الوثائق |
| الاحتفاظ بالفهارس الخاصة بالملفات والجهات التي تستعملها في الجامعة | القيام بجرد الملفات بشكل دوري والمعلومات ومراقبة التداول والتعامل بها |
| العمل على تطوير الأساليب الحديثة في نظم التوثيق والأرشفة والحفظ والعمل على استخدام التقنيات والمعدات الحديثة لتسهيل عملية الحفظ والاسترجاع | استخدام الخزائن والصناديق المناسبة لحفظ الوثائق ووضع العلامات الخاصة لتوضيح نوع الملف |
| أية مهام أخرى واختصاصات يكلف بها من قبل مدير الإدارة | |