يكتب الراغب بتسجيل براءة الاختراع خطابا لعمادة البحث العلمي وفقا لنموذج "طلب موافقة عمادة البحث العلمي لتسجيل براءة اختراع" [FORM#DSRPATENT001].
يملأ الراغب بتسجيل براءة الاختراع استمارة "طلب تسجيل براءة اختراع مبدئي" [FORM#DSRPATENT002(PRELIMINARY)]. وفي حال كانت الفكرة تتضمن تصاميما هندسية أو نباتية أو حيوانية فينبغي إرفاق صور تلك التصاميم أو مخططاتها أو تراكيبها الوراثية - إرفاق أحدها يكون بحسب ما يقتضيه المجال- لتدعيم ما يُحتمل أن يكون اختراعا. وفي حال كان محل الاختراع المحتمل مركبات كيميائية فينبغي أن يُرفق تركيبها بصيغة SDF. ويجوز أن يكون إرفاق الصور او المخططات من خلال CD إذا تطلب الأمر ذلك، وتسليمها مناولةً -في هذه الحالة- لمكتب براءة الاختراع التابع لعمادة البحث العلمي في الجامعة.
تُرسل السيرة الذاتية للمخترع المحتمل –وللمخترعين المشاركين إن وجدوا-. وفي حال وجود أكثر من مخترع محتمل، فينبغي توضيح دور كل واحد منهم.
تُرسل جميع الطلبات السابقة من خطابٍ واستمارة وسيرة ذاتية وما ينبغي إرفاقه إلى البريد الالكتروني لمكتب براءة الاختراع التابع لعمادة البحث العلمي، وهو: kfupatent@kfu.edu.sa
بعد الإرسال ستفحص عمادة البحث العلمي ما يُحتمل أن يكون اختراعا، وستتحقق مما إذا كان الموضوع المُعنْونُ له الاختراع المحتمل مسجلا، وسترد على الراغب بالتسجيل -كل هذا- في غضون شهرين، مع الاحتفاظ بسرية ما يرد على العمادة.
في حال موافقة العمادة على تسجيل براءة الاختراع، سيُطلب من الراغب بالتسجيل أن يملأ استمارة "طلب تسجيل براءة اختراع تفصيلي" [FORM#DSRPATENT003(INVENTION DISCLOSURE FORM)]، وينبغي أن تتضمن الاستمارة كافة المعلومات والبيانات عن الاختراع المحتمل وأن تتضمن تلك الاستمارة المعلومات عن الراغب بتسجيل الاختراع ومن شارك معه -إن وجدوا-. وينبغي أن يُرفق مع هذه الاستمارة ملفا مفصلا يتضمن صورا وجداولا للاختراع المحتمل. والقناة -التي من خلالها ستُرسل الطلبات من العمادة إلى المخترع المحتمل- هي نظام شارك.
بعد استلام الملفات المذكورة في الفقرة السابقة ستبدأ العمادة بالسير في اجراءات تسجيل براءة الاختراع، وستتواصل مع المخترع الرئيسي بشأن متطلبات مكاتب براءة الاختراع المراد تسجيل براءة الاختراع لديها.