تعريف مكتب إدارة المشاريع
يعرف المعهد العالمي لإدارة المشاريع مكتب إدارة المشاريع (PMO) على أنه "هيكل إداري يوحد عمليات الحوكمة ذات الصلة بالمشروع ويسهل تقاسم الموارد والمنهجيات والأدوات والأساليب".يمكن أن تتراوح مسؤوليات مكتب إدارة المشاريع من توفير وظائف الدعم لإدارة المشروعات إلى المسؤولية الفعلية عن الإدارة المباشرة لمشروع واحد أو أكثر.
يتولى مكتب إدارة المشاريع في عمادة تقنية المعلومات بجامعة الملك فيصل دمج البيانات والمعلومات من المشاريع الاستراتيجية للجامعة وتقييم كيفية تحقيق الأهداف الاستراتيجية عالية المستوى. ويعتبر مكتب إدارة المشاريع هو وسيلة الاتصال الطبيعية بين محافظ مشاريع المؤسسة (العمادة) وبرامجها ومشاريعها.
الوظيفة الأساسية لمكتب إدارة المشاريع هي دعم مدراء المشاريع بمجموعة متنوعة من الوسائل التي يمكن أن تشمل على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:
- إدارة الموارد المشتركة بين جميع المشاريع التي يديرها مكتب إدارة المشاريع.
- تحديد وتطوير منهجية إدارة المشاريع وأفضل الممارسات والمعايير.
- التوجيه، التعليم، التدريب والإشراف.
- الرقابة على الامتثال لمعايير إدارة المشاريع وسياساتها وإجراءاتها ونماذجها.
- تطوير وإدارة سياسات المشروع، إجراءاته، نماذجه وغيرها من الوثائق المشتركة.
- تنسيق الاتصال بين المشاريع.
وهناك عدة أنواع من هياكل مكاتب إدارة المشاريع (PMO) ويختلف كل منها في درجة التحكم والتأثير الذي يتمتع به على المشاريع داخل المنظمة، فمنها الــــ:
- الداعم: تقدم مكاتب إدارة المشاريع (PMO) الداعمة دورا استشاريا للمشاريع من خلال توفير النماذج وأفضل الممارسات، التدريب، المعلومات والدروس المستفادة من المشاريع الأخرى. وهذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع يعد بمثابة مستودع مشاريع. ودرجة التحكم التي يقدمها هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع تكون منخفضة.
- المتحكِّم: تقدم مكاتب إدارة المشاريع المتحكمة الدعم وتتطلب الامتثال من خلال وسائل مختلفة. وقد يشمل الامتثال اعتماد أطر أو منهجيات إدارة المشاريع أو استخدام نماذج معينة أو الإذعان للقواعد الحاكمة. ودرجة التحكم التي يقدمها هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع تكون معتدلة.
- الموجِّه: تتحكم مكاتب إدارة المشاريع الموجهة في المشاريع من خلال إدارة المشاريع بشكل مباشر. ودرجة التحكم التي يقدمها هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع تكون مرتفعة.
