بيان سياسة إدارة المشاريع
لمكتب إدارة المشاريع
إن سياسة إدارة المشاريع على مستوى عمادة تقنية المعلومات بجامعة الملك فيصل يتم تطبيقها في متابعة جميع المشاريع التي يتم إنجازها من قبل مدراء المشاريع بالعمادة أو من قبل المقاولين و التي ترتكز بالأساس على معايير ومنهجيات المعهد العالمي لإدارة المشاريع PMI.يسهر مكتب إدارة المشاريع على وضع هذه السياسة والتعريف بها في عمادة تقنية المعلومات والحرص على حسن تطبيقها. تحدد هذه المنهجية طريقة واضحة لإدارة المشروع في كل مراحله، انطلاقا من دراسة الجدوى ثم البدء في التخطيط، التنفيذ، المتابعة والتحكم ثم غلق المشروع.
تتطلب المشاريع دراسة جدوى يقوم بها مكتب إدارة المشاريع ويتم توثيقها قبل طرح المشروع وهي تقوم على الخطوات التالية:
- تحديد حاجة العمل (Business need) وتبين الحاجة الفعلية لمشروع جديد: يمكن أن تنشأ حاجة العمل عن طلب من جهات الجامعة أو المستخدمين أو العمادة أو رؤساء الأقسام أو غيرهم من أصحاب المصلحة المعنيين بالأنظمة والخدمات الالكترونية المنتجة من قبل العمادة.
- يقوم المكتب بعمل دراسة لحاجة العمل بالتنسيق مع الأقسام المعنية داخل العمادة وخارجها وتقدير التكلفة ثم تقديمها لعميد تقنية المعلومات للموافقة عليها.
- حال الموافقة على فكرة طرح مشروع يقوم مكتب إدارة المشاريع بإعداد كراسة الشروط والمواصفات إذا كان المشروع خارجيا.
- يتم اتباع إجراءات قانون المنافسات الجاري به العمل داخل المملكة العربية السعودية من أجل طرح مشروع جديد.
- يشارك مكتب إدارة المشاريع في دراسة العروض الفنية لاختيار المقاول حسب معايير فنية يتم إعدادها للمشروع.
- حال ترسية المشروع على مقاول، يتم تعيين مهندس مشرف من مكتب إدارة المشاريع أو أحد الأقسام المعنية لمتابعة المشروع مع المقاول منذ بداية المشروع.
- يقوم المقاول بتعيين مدير للمشروع والتنصيص عليه في وثيقة التأسيس. وتبقى لمكتب إدارة المشاريع الصلاحيات في تعميد أو رفض مدير المشروع إن كان لا يستجيب لمتطلبات المشروع.
- يضع مكتب إدارة المشاريع على ذمة المقاول نماذج خاصة بكل عمليات إدارة المشاريع من البدء إلى الإغلاق كما يتم تحديد عدد الاجتماعات وتواريخها والتقارير الدورية التي يقوم المقاول بإرسالها لمكتب إدارة المشاريع ضمن خطط المشروع.
