لوحظ ان بعض الجهات تحتفظ بأصول مستندات نقل العهدة لديها مما يتعارض ويتنافى مع ما نصت عليه لائحة قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية الصادرة بقرار وزارة المالية رقم (21-4201) وتاريخ 11-8-1403هـ التي نصت على:
مادة (16): نقل العهد:
عند اقتضاء نقل عهدة من إدارة أو قسم أو موقع أو من موظف إلى آخر يجب إجراء معاينة العهدة من قبل المسلم والمستلم أو بمعرفة لجنة تشكل لهذا الغرض، إن اقتضى الأمر وإعداد محضر بنقل العهدة من أصل وصورتين يعتمد من المسئول المختص ويتم توزيعه كالآتي:
-يرسل الأصل إلى إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة المخزون لإجراء قيود نقل العهدة.
-تسلم الصورة الأولى للمسلم، وتسلم الصورة الثانية للمستلم.
عليه تهيب وحدة مراقبة المخزون بالجميع من يمتلك أصول هذه المستندات ( نموذج نقل العهدة) ان يتم تسليمها للوحدة.
وحدة مراقبة المخزون
