---

يهدف هذا النظام إلى تعزيز الحوكمة والرقابة على المخزون، وضمان الاستخدام الأمثل للموارد، وتحقيق الشفافية والمساءلة، والحد من المخاطر التشغيلية والمالية. تعمل وحدة مراقبة المخزون بموجب هذا النظام على تنظيم مهامها ومسؤولياتها بما يتوافق مع أعلى معايير الرقابة الداخلية وإدارة المخاطر.

أولًا: الحوكمة والامتثال

• الالتزام بالأنظمة والتعليمات المعتمدة ذات العلاقة بإدارة المخزون والعُهد
• توحيد نماذج وإجراءات المخزون بما يعزز الشفافية وقابلية التتبع.
• توثيق جميع العمليات في بطاقات مراقبة الصنف والأنظمة الإلكترونية المعتمدة.
• حفظ مستندات قيود العُهد وفق ضوابط الحفظ والأرشفة النظامية.

ثانيًا: الرقابة الداخلية

• إجراء المطابقات الدورية بين الأرصدة الفعلية والسجلات النظامية.
• تنفيذ المطابقات الشهرية لبعض الأصناف الحساسة وعالية القيمة.
• المشاركة في أعمال الجرد الدوري والمفاجئ.
• تحليل فروقات الجرد واتخاذ الإجراءات التصحيحية لضمان انتظام القيود.

ثالثًا: إدارة المخاطر التشغيلية

• تحديد مستويات التخزين لكل صنف (الحد الأدنى، حد الطلب، الحد الأعلى) لتجنب نفاد المخزون أو تكدسه.
• رصد المخزون الراكد والمكدس وإبداء التوصيات اللازمة للتعامل معه.
• الحد من تعدد الأصناف المتشابهة وفق المعايير والمواصفات المعتمدة.
• تقرير ما يلزم بشأن تخزين الأصناف أو صرفها مباشرة حسب الحاجة.

رابعًا: إدارة المخاطر المالية

• متابعة الأصناف التي تقرر بيعها أو إصلاحها أو إتلافها لتقليل الخسائر المالية.
• إعداد تقارير عن العجز أو الزيادة في أرصدة الأصناف وبيان أثرها المالي.
• تقدير القيمة المالية للمخزون في نهاية كل سنة مالية بدقة وموثوقية.
• التنسيق مع الجهات المالية والرقابية لمعالجة الملاحظات المتعلقة بالمخزون.

خامسًا: التخطيط واستدامة الإمداد

• المشاركة مع الجهات المعنية في تقدير الاحتياجات الفعلية للقطاعات المختلفة.
• منع تضخيم الطلبات وحصر الصرف ضمن الاحتياج الحقيقي.
• الاشتراك مع اللجان المختصة لتحديد معدلات تموين غرف الإمداد والطوارئ والمواقع المختلفة.
• التنبؤ باحتياجات القطاعات المستقبلية بناءً على تحليل بيانات الجرد والاستهلاك.

سادسًا: الشفافية وإعداد التقارير

• تزويد الجهات ذات العلاقة بالبيانات المستودعية عند حدوث عجز أو فقد أو تلف في المخزون.
• إعداد تقارير دورية تدعم اتخاذ القرار وتوضح مستوى المخاطر.
• تعزيز الإفصاح عن حالة المخزون ومؤشرات الأداء لضمان الشفافية والمساءلة.