---

تُعد مراجعة واعتماد نماذج المحاضر من المهام الأساسية لوحدة مراقبة المخزون، حيث تمثل هذه النماذج أحد أهم عناصر أتمتة العمليات وتعزيز الرقابة على الأصناف ومتابعتها، وذلك وفق الغرض الذي أُعدّت من أجله.
وتشمل هذه النماذج محاضر الاستلام، والتركيب، والتوزيع، والإنجاز، بالإضافة إلى بطاقة صرف المواد (نموذج رقم 7) ومحضر الاستلام (نموذج رقم 3)، وغيرها من النماذج المعتمدة. كما تتولى الوحدة دراسة آلية استهلاك واستخدام الأصناف المصروفة والمستلمة، بما يضمن الاستخدام الأمثل للموارد.

أنواع المحاضر والنماذج المعتمدة

1. محضر تركيب وتوزيع واستهلاك
   هو محضر يُعنى بتوثيق الأصناف المستلمة والمصروفة، ويهدف إلى:
   
   • بيان كيفية الاستفادة من الأصناف.
   • تحديد أوجه الصرف والاستخدام الفعلي.
   • قياس مستوى الاستهلاك.
   • تحقيق الاستفادة القصوى من الموارد بأقل تكلفة ممكنة.
2. محضر معاينة وزيارة موقع أو معمل
   يُستخدم لإثبات تنفيذ الزيارات الميدانية للمواقع أو المعامل المستهدفة، ويشمل:
   
   • توثيق موقع الزيارة وتاريخها.
   • حصر المحتويات المتوفرة.
   • تحديد الاحتياجات الفعلية من المستلزمات.
   • دعم قرارات التوريد أو الصيانة.
3. نموذج نقل عهدة بين الجهات أو الموظفين
   يهدف إلى توثيق عملية نقل عهدة الأصناف بين الموظفين أو الإدارات، ويتضمن:
   
   • بيان الأصناف المنقولة ومواصفاتها.
   • تحديد الجهة أو الموظف المسلم والمستلم.
   • اعتماد النموذج من الأطراف المعنية.

   ويجري العمل حاليًا على تحويل هذا النموذج إلى نموذج إلكتروني.

4. نموذج تصنيف وترميز الأصناف
   يُستخدم لطلب إدراج الأصناف ضمن الدليل التصنيفي المعتمد، وذلك تمهيدًا لطلبها من خلال النظام المالي والإداري، سواء لأغراض:
   
   • الصرف من المخزون.
   • الشراء والتوريد.
5. نماذج الجرد بحسب الغرض المعدة له
   تُستخدم لتنفيذ أعمال الجرد المختلفة، وتشمل:
   
   • الجرد الدوري.
   • الجرد المفاجئ.
   • الجرد السنوي.
   • جرد العُهد.

   وتهدف هذه النماذج إلى مطابقة الأرصدة الفعلية مع السجلات النظامية، ورصد الفروقات ومعالجتها.