أولًا: مدير الإدارة

أولًا: القيادة والإشراف العام

• الإشراف المباشر على جميع أقسام إدارة التموين الطبي )المستودعات، المالية، المطالبات، التخطيط، علاقات الموردين، الاتصالات).
• توزيع المهام والمسؤوليات على الموظفين ومتابعة تنفيذها وفق الهيكل التنظيمي.
• التأكد من التزام جميع الأقسام بالأنظمة واللوائح المعتمدة داخل الجامعة.
• تعزيز بيئة العمل وروح الفريق والتعاون بين الأقسام.
• اتخاذ القرارات التشغيلية والإدارية لضمان سير العمل بكفاءة.

ثانيًا: الحكومة والامتثال

• اعتماد النماذج والإجراءات الرسمية ومنع أي اجتهاد فردي خارج الإطار النظامي.
• التأكد من تطبيق سياسات الجهات الرقابية مثل:
• هيئة الغذاء والدواء
• أنظمة نوبكو
• الأنظمة المالية والإدارية
• متابعة الالتزام بالحوكمة المالية والإدارية في جميع العمليات.
• الإشراف على تطبيق معايير الجودة وسلامة الأدوية والتخزين.

ثالثًا: الإشراف على العمليات التشغيلية

1) المستودعات

• متابعة عمليات الاستلام والفحص والتخزين والصرف.
• التأكد من دقة الأرصدة ومطابقة المخزون الفعلي مع النظام.
• الإشراف على الجرد الدوري.

2) النظام المالي )ERP)

• اعتماد عمليات الإدخال.
• متابعة دقة البيانات المالية المرتبطة بالمخزون.
• التأكد من ربط العمليات مع أوامر الشراء والتعميدات.

3) المطالبات المالية )نوبكو)

• مراجعة واعتماد المطالبات قبل رفعها.
• متابعة حالات المطالبات حتى السداد.
• معالجة أسباب التأخير أو الرفض بالتنسيق مع الجهات المعنية.

4) التخطيط والتقارير

• اعتماد الخطط السنوية للاحتياج الطبي.
• مراجعة وتحليل تقارير الأداء والمؤشرات.

رابعًا: إدارة العلاقات والتنسيق

• إدارة العلاقة مع:
• شركة نوبكو
• الموردين
• الإدارات الداخلية
• اعتماد المراسلات الرسمية والخطابات.
• حل المشكلات والتحديات مع الموردين أو الجهات الخارجية.
• الإشراف على تقييم الموردين وتحسين مستوى الخدمة.

خامسًا: التخطيط الاستراتيجي

• إعداد الخطة الاستراتيجية لإدارة التموين الطبي.
• تطوير سياسات وإجراءات العمل بشكل مستمر.
• تحسين كفاءة سلاسل الإمداد وتقليل التكاليف.
• ضمان توفر الأدوية والمستلزمات دون انقطاع.

سادسًا: التقارير والمتابعة

• اعتماد التقارير الدورية:
• تقارير المخزون
• تقارير المطالبات
• تقارير الأداء )KPI)
• رفع تقارير دورية للإدارة العليا عن:
• مستوى الإنجاز
• التحديات
• التوصيات
• متابعة مؤشرات الأداء مثل:
• نسبة توفر الأصناف
• زمن التوريد
• دقة المخزون

سابعًا: إدارة المخاطر

• تحديد المخاطر المحتملة في سلسلة الإمداد.
• وضع خطط بديلة للطوارئ )نقص أدوية – تأخر توريد).
• الإشراف على التخلص الآمن من الأصناف التالفة أو المنتهية.

ثامنًا: الموارد البشرية والتطوير

• تقييم أداء الموظفين بشكل دوري.
• الإشراف على الانضباط الوظيفي )الحضور، التقارير، الالتزام).
• تحفيز الموظفين وتحسين بيئة العمل.

تاسعًا: الاتصالات الإدارية

• اعتماد جميع الخطابات والمعاملات الصادرة.
• متابعة سير المعاملات الرسمية داخل الإدارة.
• ضمان توثيق وأرشفة جميع المراسلات بشكل نظامي.

عاشرًا: الالتزامات الإدارية

• الالتزام بالدوام الرسمي والأنظمة الإدارية.
• المحافظة على سرية المعلومات والبيانات.
• تمثيل الإدارة في الاجتماعات واللجان الرسمية.
• دعم المبادرات التطويرية والتحول الرقمي.

ثانيًا: قسم أمناء المستودعات

1 ) الاستلام والفحص

• استلام المواد الطبية والأدوية والأجهزة من الموردين بعد مطابقتها مع أوامر الشراء ومحاضر الفحص.
• التأكد من سلامة المواد من التلف أو التلاعب، ومطابقة الكميات وأرقام التشغيلات وتواريخ الصلاحية.
• توقيع محاضر الفحص مع اللجنة المختصة ورفع الملاحظات فورًا عند وجود اختلاف أو عجز.
• ترتيب المواد الطبية حسب التصنيف والنوع باستخدام قاعدة FEFO لصرف المواد الأقدم أولًا.
• متابعة درجات الحرارة والرطوبة في أماكن التخزين وضمان تطبيق اشتراطات هيئة الغذاء والدواء.
• التأكد من حفظ المواد الحساسة مثل اللقاحات والمحاليل الوريدية والمضادات الحيوية المبردة في ثلاجات مخصصة ومعايرة دوريًا.
• وضع بطاقات تعريف واضحة على كل صنف تتضمن اسم الصنف، رقم التشغيلة، الكمية المتبقية، وتاريخ الانتهاء.

2 ) الصرف والمتابعة اليومية

• صرف الأصناف الطبية بناءً على طلبات الأقسام الطبية وفق الإجراءات المعتمدة رسميًا.
• تسجيل عمليات الصرف مباشرة في دفتر أو نظام المستودع.
• عدم صرف أي مادة دون إذن صرف معتمد، إلا للحالات الطارئة وبنموذج طلب صرف رسمي.
• المحافظة على توازن الرصيد الفعلي مع الرصيد النظامي ومطابقته بشكل دوري.

3 ) الجرد والمطابقات

• إجراء جرد دوري شهري وربع سنوي وسنوي للأصناف.
• مطابقة نتائج الجرد مع النظام المالي والإداري.
• إعداد محاضر الفروقات أو الهالك أو انتهاء الصلاحية بالتنسيق مع اللجان المختصة.
• رفع تقارير الفروقات والتلفيات فور اكتشافها لاتخاذ الإجراء النظامي.
• ضمان خلو المستودع من المواد منتهية الصلاحية.
• تطبيق معايير الجودة والسلامة في تداول وتخزين الأدوية والمستهلكات الطبية.
• الإبلاغ عن أي ملاحظات أو مخالفات تتعلق بالتخزين أو الصرف.

4 ) الرقابة والجودة

• المشاركة في برامج مراقبة الجودة الدوائية وسلامة الأدوية داخل العيادات الطبية.
• المحافظة على ترتيب ونظافة المستودع وإجراء التفتيش الذاتي أسبوعيًا.

5 ) التوثيق والتقارير

• حفظ جميع المستندات والفواتير ومحاضر الفحص والصرف في ملفات ورقية وإلكترونية مؤرشفة.
• إعداد تقارير أسبوعية عن حركة الأصناف: استلام، صرف، ورصيد متبقٍ.
• إعداد تقرير شهري عن المواد الراكدة أو القريبة من الانتهاء مع التوصيات اللازمة للتصرف بها.

6 ) التواصل والتنسيق

• التنسيق بخصوص أوامر الشراء الجديدة واحتياجات الأقسام.
• التواصل مع الموردين عبر القنوات الرسمية لمتابعة الملاحظات على الأصناف المستلمة، ويكون الإثبات عبر البريد الإلكتروني، وليس الواتساب كقناة رسمية.
• المشاركة في اللجان الفنية الخاصة بالفحص والاستلام عند الطلب.

7 ) الالتزامات الإدارية

• الالتزام بأوقات الدوام الرسمي والحضور والانصراف عبر نظام حاضر.
• رفع تقرير شهري بالمهام الجوهرية المنفذة خلال الشهر.
• المشاركة في الدورات التدريبية المتعلقة بالمستودعات وسلامة التخزين.
• الحفاظ على سرية المعلومات والمستندات المتعلقة بالمخزون والأصناف الطبية.

ثالثًا: القسم المالي وإدخال الأذونات في نظام ERP

1 ) الإدخال والتقييد النظامي

• إدخال جميع عمليات الاستلام للموردين في نظام ERP فور اعتماد محاضر الفحص والاستلام.
• تسجيل الكميات المستلمة بدقة مطابقة للفواتير وأوامر الشراء والتعميدات.
• تقييد عمليات الصرف والتحويل بين المستودعات داخل النظام خلال 24 ساعة من التنفيذ الفعلي.

2 ) المطابقة والمراجعة

• مراجعة شاملة ودقيقة لجميع عمليات الإدخال في النظام لضمان مطابقتها لمستندات الاستلام والفواتير وأوامر الشراء.
• التأكد من ارتباط جميع عمليات الاستلام والصرف برقم تعميد وأمر شراء صحيح ومعتمد.
• مقارنة الكميات والأسعار المسجلة بالنظام مع الكميات الفعلية والمستندات المعتمدة.
• التنسيق مع قسم أمناء المستودعات الطبية وقسم التخطيط والتقارير لمعالجة أي اختلافات في البيانات أو القيم المالية قبل الاعتماد النهائي.
• التحقق من إدراج التواريخ الصحيحة للعمليات: تاريخ الفاتورة، تاريخ الاستلام، وتاريخ الإدخال.

3 ) التنسيق والمتابعة

• التنسيق مع أمناء المستودعات لتأكيد الكميات المستلمة قبل إدخالها في النظام.
• التواصل المستمر مع الإدارة المالية والمحاسبة لضمان اكتمال الربط بين الاستلام وأوامر الدفع.
• متابعة الطلبات المفتوحة في النظام والتأكد من إغلاقها بعد التوريد الكامل.
• التنسيق مع قسم المشتريات ونوبكو لتصحيح أي فروقات أو تحديثات في أوامر الشراء.

4 ) التقارير والدعم الفني

• إعداد تقارير دورية شهرية وربع سنوية وسنوية تتضمن: حالة الطلبات، نسب التنفيذ، والفروقات النظامية.
• دعم الأقسام الأخرى في استخراج البيانات النظامية المتعلقة بالتوريد أو الصرف عند الحاجة.

5 ) ضبط الجودة والدقة

• التأكد من صحة الأكواد مثل NUPCO CODE / Item Code أثناء الإدخال.
• الالتزام بسياسات التسمية والترقيم الموحدة في النظام المالي والإداري.
• مراجعة سجلات الإدخال قبل الاعتماد النهائي لضمان دقة البيانات وخلوها من الأخطاء.
• الالتزام بالسرية والدقة المهنية والرقابة الذاتية في جميع العمليات النظامية.

6 ) الالتزامات الإدارية

• الالتزام بأوقات العمل الرسمي والحضور والانصراف عبر نظام حاضر.
• رفع تقرير شهري جوهري بالمهام المنجزة خلال الشهر يوضح ما تم إدخاله ومراجعته من أوامر.
• المشاركة في الدورات التدريبية الخاصة بأنظمة ERP والمستودعات.
• الحفاظ على سرية البيانات النظامية وعدم مشاركة الصلاحيات أو كلمات المرور.

رابعًا: قسم التخطيط والتقارير ومطالبات نوبكو

1 ) إعداد التقارير والتحليل

• إعداد تقارير دورية شهرية وربع سنوية وسنوية تتضمن:
• حالة الطلبات المعتمدة
• متوسط مدة التوريد
• قيم المطالبات المالية المرفوعة والمعتمدة
• نسب الالتزام بالعقود والاتفاقيات مع نوبكو
• إنشاء قاعدة بيانات داخلية لتتبع جميع الطلبات والعمليات المالية الخاصة بنوبكو.
• تقديم تحليل إحصائي دقيق لدعم اتخاذ القرار في ما يخص العقود الجديدة أو إعادة التوريد.
• إصدار تقرير شهري للإدارة العليا يتضمن حالة التعميدات والمطالبات ونسب الإنجاز المالي والإداري.
• توثيق جميع المراسلات والتقارير إلكترونيًا ضمن ملفات القسم للرجوع إليها عند الحاجة.

2 ) رفع المطالبات المالية )نوبكو)

• حصر جميع الفواتير الخاصة بالتوريدات المنفذة والتأكد من اكتمال مستنداتها: محضر استلام، أمر شراء، فاتورة، رقم تعميد، رقم طلب.
• مطابقة القيم بين النظام المالي ومنصة نوبكو لضمان دقة المبلغ قبل الرفع.
• إعداد نموذج المطالبة المالية الموحد ورفعه إلكترونيًا عبر منصة نوبكو أو البريد المخصص.
• متابعة حالة المطالبة من مرحلة “تم الإرسال” حتى “تم الاعتماد والدفع”.
• توثيق جميع مراحل الرفع والمتابعة في سجل متابعة المطالبات المالية الداخلي.
• إعداد تقرير شهري يشمل عدد المطالبات المرفوعة، المعتمدة، المدفوعة، وتلك التي ما زالت تحت الإجراء أو المرفوضة، مع أسباب التأخير أو الرفض إن وجدت.

3 ) التواصل والتنسيق

• التواصل مع ممثلي نوبكو لمعالجة أي ملاحظات أو نواقص في مستندات المطالبة بشكل فوري.
• التنسيق المستمر مع:
• المالية والمحاسبة
• إدارة المستودعات
• قسم ERP
• نوبكو والموردين
• رفع التقارير الفنية إلى مدير إدارة التموين الطبي لاعتمادها قبل إرسالها رسميًا.
• المساهمة في إعداد العروض التوضيحية ومؤشرات الأداء المتعلقة بالتموين الطبي.
• مراجعة كل مطالبة مالية قبل الإرسال من حيث الأختام والتواقيع والمرفقات النظامية.
• التأكد من مطابقة الأسماء والأرقام المرجعية والمبالغ مع الفواتير الرسمية.
• توثيق جميع المطالبات في أرشيف إلكتروني ومجلد موحد.
• المساهمة في تحسين إجراءات الرفع لتسريع المعالجة وتقليل الأخطاء المتكررة.
• الالتزام بمعايير الجودة والحوكمة المالية في جميع الفواتير والمطالبات.

4 ) الالتزامات الإدارية

• الالتزام بساعات الدوام الرسمي وتسجيل الحضور.
• رفع تقرير شهري جوهري بمهام القسم المنجزة.
• المشاركة في الدورات التدريبية الخاصة بأنظمة نوبكو وERP والمطالبات المالية.
• الحفاظ على سرية البيانات والمستندات وعدم مشاركتها إلا للجهات المخولة.

5 ) المخرجات الأساسية للقسم

• الخطة السنوية للاحتياج الطبي.
• تقارير التوريد والمطالبات الشهرية.
• لوحة متابعة مؤشرات الأداء KPI Dashboard.
• سجل المطالبات المالية مع نوبكو.
• تقارير الفروقات والتحليل المالي الداعم لاتخاذ القرار.

خامسًا: قسم علاقات الموردين ومتابعة نوبكو

1) التواصل والتنسيق

• يمثل القسم نقطة الاتصال الرسمية بين جامعة الملك فيصل وشركة نوبكو.
• استقبال جميع المراسلات الواردة من الموردين ونوبكو ومتابعتها حتى إغلاقها إداريًا بالكامل.
• التنسيق بين الأقسام الداخلية والموردين بخصوص الطلبات، محاضر الفحص، ومواعيد التوريد.
• التنسيق مع الإدارات ذات العلاقة مثل المستودعات، الشؤون القانونية، والمالية بشأن المشكلات والملاحظات الخاصة بالعقود والتعميدات.
• إعداد جداول بيانات محدثة لبيانات الموردين والعقود السارية وتواريخ انتهاء الالتزامات.

2) متابعة السوق الإلكتروني ونوبكو

• الموافقة على الطلبات في منصة السوق الإلكتروني NUPCO e-Marketplace بعد مراجعة بيانات الصنف والسعر والكمية والمورد.
• التأكد من صحة النماذج المرفقة والمستندات الداعمة قبل رفعها للاعتماد الرسمي.
• متابعة مسار الطلبات بعد الإرسال لضمان اعتمادها من الجهات المختصة في الوقت المحدد.
• توثيق جميع عمليات الموافقة والمراسلات داخل سجل إلكتروني باسم الطلب أو رقم التعميد.
• إعداد تقرير أسبوعي يوضح حالة الطلبات في السوق الإلكتروني ونسب الاعتماد والتأخير.

3)علاقات الموردين

• إعداد قاعدة بيانات محدثة للموردين المعتمدين تشمل بيانات التواصل، نوع الأصناف، وسجل الأداء السابق.
• تقييم الموردين بشكل دوري وفق مؤشرات الأداء مثل:
• الالتزام بالمواعيد
• جودة الأصناف
• سرعة التجاوب
• الشفافية
• تصنيف الموردين حسب الأداء.

4) معالجة الملاحظات والمطالبات

• استقبال بلاغات وملاحظات الموردين مثل: توريد ناقص، تأخير، أو أصناف غير مطابقة.
• إعداد محاضر رسمية بالملاحظات ورفعها للإدارة لمخاطبة المورد أو نوبكو رسميًا.
• متابعة إغلاق الملاحظات خلال مدة لا تتجاوز 5 أيام عمل.

5) التقارير الدورية

• إعداد تقارير أسبوعية وشهرية تتضمن:
• عدد الطلبات المعتمدة والمرفوضة في السوق الإلكتروني
• عدد أوامر الشراء المفتوحة والمكتملة
• عدد الملاحظات والشكاوى المغلقة
• نسبة الالتزام بمواعيد التوريد
• تصنيف الموردين حسب الأداء

6) الالتزامات الإدارية

• الالتزام بساعات الدوام الرسمي وتسجيل الحضور والانصراف في نظام حاضر.
• رفع تقرير شهري جوهري بالمهام المنجزة وأبرز ملاحظات الموردين ونوبكو.
• المشاركة في الدورات التدريبية الخاصة بأنظمة نوبكو وERP والعمليات المالية.
• المحافظة على سرية البيانات والمستندات وعدم مشاركتها إلا للجهات المخولة.

سادسًا: قسم الاتصالات الإدارية

1) الصادر والوارد

• استلام جميع المعاملات والطلبات الواردة إلى الإدارة عبر النظام الإلكتروني وتسجيلها وتحويلها للجهة المختصة.
• إعداد خطابات ومراسلات الإدارة وطباعتها قبل اعتمادها من مدير الإدارة.
• التأكد من سلامة البيانات والمرفقات في كل معاملة قبل تسجيلها.
• حفظ أرقام الصادر والوارد إلكترونيًا وربطها بملفات الأقسام المعنية.

2) المراسلات الرسمية والتوثيق

• إرسال الخطابات إلكترونيًا عبر النظام الرسمي أو البريد الجامعي بالتنسيق مع مدير الإدارة والأقسام الخارجية، ومتابعة استلام الجهة المستفيدة.
• متابعة المعاملات المرسلة والتأكد من تنفيذ التوجيهات في الوقت المحدد.
• توثيق جميع المراسلات الورقية والإلكترونية في ملفات مرتبة حسب التاريخ ورقم المعاملة.
• حفظ نسخة إلكترونية من جميع المعاملات ضمن أرشيف رقمي مع محرك بحث داخلي لسهولة الوصول.

3) إعداد الخطابات والمتابعة

• إعداد مسودات الخطابات والمذكرات الداخلية.
• مراجعة صياغة الخطابات والتأكد من تطابقها مع الأسلوب الرسمي المعتمد في الجامعة.
• تتبع المعاملات الواردة من مختلف الإدارات حتى اعتمادها أو إقفالها رسميًا.
• إعداد تقرير أسبوعي بحالة المعاملات: منجزة، تحت الإجراء، مؤجلة.
• متابعة الخطابات والمعاملات ذات الأولوية لضمان سرعة اعتمادها.
• متابعة النماذج الرسمية الخاصة بإدارة التموين الطبي مثل طلبات الشراء، محاضر الفحص، المطالبات المالية، والنماذج التنظيمية.
• التأكد من استكمال جميع الحقول والتواقيع والأختام قبل رفعها للاعتماد.
• رفع النماذج إلكترونيًا إلى الجهات المعنية عبر الأنظمة الرسمية ومتابعة حالة الاعتماد.