إجراءات وخطوات إعداد مشروع ميزانية جهات الجامعة

يتضمن مشروع ميزانية الجهة على كافة البيانات التفصيلية المتعلقة بالتقديرات البشرية والمالية الواقعية للاحتياجات الفعلية , وذلك لكل بنود وبرامج ومشاريع الأبواب الأربعة للميزانية , وذلك بعد عرضه على مجلس الكلية بالنسبة لكليات الجامعة لاعتماده , أما بالنسبة للعمادات المساندة والإدارات الرئيسية والتنفيذية والمراكز العلمية والبحثية لاعتمادها من قبل صاحب الصلاحية , على أن توافى إدارة التخطيط والميزانية سنوياً حسب المواعيد المحددة من قبل وزارة المالية والتي تقوم بإعداد مشروع ميزانية الجامعة وفق توجهات الإدارة العليا بالجامعة وإقراره من قبل مجلس الجامعة , حسب الإجراءات والخطوات التالية :

أولاً : الباب الأول (الرواتب والبدلات والأجور) .

أ )   الاحتياجات الوظيفية الجديدة لأعضاء هيئة التدريس والمدرسين ، والادارية والفنية والصحية :

تحديد الوظائف المطلوب إحداثها على مستوى كل جهة بالجامعة , مع ذكر مبررات طلب إحداث وظائف أعضاء هيئة التدريس في ضوء الوظائف المعتمدة لكل جهة مع الالتزام بنسبة (طالب/أستاذ) لكل كلية وفقاً لتعليمات الخطة (1 : 17) للكليات العلمية , (22:1) للكليات النظرية ، ولكلية الطب وطب الأسنان والصيدلة (1 : 5) وفق النموذج رقم (1) .

ب)  الوضع الراهن لميزانية الوظائف المعتمدة :

ويتم تحديده بمعرفة كل من عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس وإدارة شئون الموظفين وفقاً لما يلي :

1- بيان تفصيلي بموقف الوظائف المشغولة في وقت اعداد مشروع الميزانية موضحاً به مسمى الوظيفة ، مرتبة ورقم الوظيفة ، اسم شاغلها ، الجنسية والجنس ، الراتب الشهري الأساسي ، البدلات المستحقة نظاماً ، الجهة التابعة لها .

2-  بيان تفصيلي بالوظائف الشاغرة في وقت اعداد مشروع الميزانية موضحاً به مسمى الوظيفة ومرتبتها ورقمها والجهة التابعة لها .

3-  بيان بمنسوبي الجامعة المستحقين للترقية ، ولا تتوافر لهم وظائف شاغرة أو مناسبة بميزانية الوظائف المعتمدة وفق النموذج رقم (2) .

4-  بيان بالوظائف المطلوب تعديل مسمياتها أو رفعها أو نقلها لجهة أخرى غير المعتمدة لها ، وذلك بالتنسيق مع كل جهة بالجامعة وإدارة التخطيط والميزانية وفق النموذج رقم (3) .

5-  بيان تفصيلي بالمعينين على بند رواتب مقطوعة موضحاً به مسمى الوظيفة ، اسم شاغلها ، الراتب الشهري ، الجنسية ، الجهة التي يعمل بها .

6-  بيان تفصيلي بالمعينين على بند الأجور موضحاً به مسمى الوظيفة ، الفـئة ، اسم شاغلها والأجر الشهري الأساسي ، البدلات المقررة نظاماً ، الجنسية ، العلاوة المستحقة سنوياً ، الجهة التابع لها .

7-  بيان تفصيلي بعدد المتعاقدين المتوقع إنهاء خدماتهم خلال العام المقبل من وظائف أعضاء هيئة التدريس والصحية والفنية والإدارية والمستخدمين ، وكذا المعينين على بندي رواتب مقطوعة وأجور العمال .. وكذا فترة الخدمة والراتب أو الأجر الذي تحتسب بموجبه مكافأة نهاية الخدمة .

ثانياً : الباب الثاني (النفقات التشغيلية) .

       يراعى توضيح أسس ومعايير إعداد التقديرات الواقعية لاحتياجات كل جهة بالجامعة من بنود هذا الباب ، ومبررات طلبها وترتيبها حسب أهمية وأولوية تنفيذها .. على أن ترفق صور من العقود (إيجار الدرو – الإعاشة – التوريد .. وغيرها) والاتفاقيات المبرمة مع الهيئات والمنظمات العلمية الأجنبية السارية المفعول وتخص بنود الباب الثاني , بالاضافة الى أي مستندات تدعم طلب تلك الاحتياجات وفق النموذج رقم (4) .

 ثالثا :  الباب الثالث (برامج وعقود التشغيل والصيانة والنظافة) .

       ويشتمل على الآتي : صيانة ونظافة المباني والمنشآت والمرافق ، وصيانة وتشغيل الأجهزة والحاسب الآلي وصيانة المعدات وأجهزة التكييف والآلات الحاسبة والكاتبة والأجهزة الطبية والمختبرات وغيرها وذلك على مستوى كافة جهات الجامعة , على أن تعد كل جهة بيان تفصيلي بالعقود المبرمة وسارية المفعول وتخص هذا الباب موضحاً به اسم المقاول أو الشركة المنفذة ، موضوع العقد ، قيمته ، تاريخ بداية ونهاية العقد ..بالاضافة الى الأعمال الجديدة المتوقع تنفيذها خلال العام المقبل والدراسة القيمية الخاصة لكل عقد جديد لمن تبلغ قيمته 5,000,000 ريال فأكثر وذلك حسب ماورد بخطاب معالي وزير المالية رقم 10/2/35269 وتاريخ 20/7/1422هـ (يرفق بالبيان صورة من كافة العقود سارية المفعول المتعلقة بهذا الباب) وفق النموذج رقم (5) .

رابعا : الباب الرابع (المشاريع) .

أ -  تقوم جهات الجامعة بموافاة إدارة المدينة الجامعية وإدارة المشاريع والخدمات العامة بالمشاريع الجديدة المقترحة حتى تتمكن هاتان الإدارتان من حصر جميع المشاريع الجديدة المطلوبة بمشروع الميزانية لكافة جهات الجامعة ، على أن يرفق لكل مشروع دراسة للهندسة القيمية للتنفيذ والتشغيل والصيانة على مدى عمر المشروع ، وذلك وفق ماورد بتعميم معالي وزير المالية رقم 10/2/35269 وتاريخ 20/7/1422هـ  .

ب - يتم حصر جميع المشاريع الجاري تنفيذها بالجامعة وذلك بالتنسيق بين كل من : إدارة المشاريع والخدمات العامة ، والمدينة الجامعية ، والشئون المالية .. بحيث يشتمل البيان الخاص بها على : رقم المشروع ومسماه ، التكلفة الكلية المعتمدة له ، موقف الصرف الفعلي عليه المحدد من قبل وزارة المالية المتوقع صرفه على كل مشروع خلال العام المالي المقبل ، تحليل رصيد المشروع المخصص لسنوات مقبلة على الأعمال المطلوب تنفيذها منها .. على أن تذكر المبررات الكافية في حالة زيادة إجمالي المطلوب للمشروع عن الاعتماد الكلي المخصص له ، والدراسة القيمية الخاصة لكل مشروع وفق النموذج رقم (6) .

والله الموفق ..