الهدف العام
تأمين احتياجات الجامعة من الموارد والمعدات والأجهزة والخدمات واعمال البناء بالكميات والنوعيات المحددة في الوقت المحدد وبالسعر المناسب.
المهام
- اعداد الخطط والبرامج لنشاطات الإدارة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
- وضع برامج للاحتياجات السنوية من الأصناف والاعمال بالتنسيق مع مختلف الوحدات الإدارية في الجامعة وعرضها على مدير عام الشؤون الإدارية والمالية لاعتمادها من صاحب الصلاحية.
- المشاركة مع الإدارة الطالبة في وضع المواصفات والشروط للمواد والاعمال التي يراد تأمينها أو تنفيذها ولها ان تستعين بذوي الخبرة في هذا المجال.
- القيام بجميع المهام التنفيذية المتعلقة بشراء المواد والمعدات والأجهزة اللازمة وايجار الدور وعقود الصيانة وفقاً للنظام والإجراءات المعتمدة
- .استكمال وثائق المنافسات بعد استلامها من الجهات ذات العلاقة.
- القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بمنافسات الخدمات والانشاءات طبقاً للنظام والإجراءات المعتمدة.
- القيام بإجراءات الإعلان والدعوات للمنافسات وترتيب الاجتماعات مع المقاولين والموردين والاجابة عن استفساراتهم قبل فتح المظاريف.
- التواصل مع الموردين والمقاولين والبنوك إن تطلب الأمر ذلك.
- الاشتراط في اعمال تحليل المنافسات.
- استكمال إجراءات التعاقد بعد البت من صاحب الصلاحية.
- تحرير العقود بالاشتراك مع إدارة الشؤون القانونية والعمل على توقيعها من صاحب الصلاحية ومن ثم اخطار الجهات ذات العلاقة.
- اصدارة أوامر التوريد للموردين واحاطة الجهات ذات لعلاقة.
- القيام بأعمال الشراء المباشر عند اللزوم.
- حفظ الملفات اللازمة للموردين والمقاولين والاستشاريين.
- الالمام بحركة الأسعار بالسوق والاحتفاظ بملفات منظمة للكتالوجات وقوائم الأسعار التي تصدرها الشركات المنتجة مما يمكن من اصدار احكام سليمة على مدى عدالة الأسعار التي يقدمها الموردون، سواء كان ذلك بالنسبة للمشتريات المحلية أو الخارجية.
- مسك الملفات والسجلات المتعلقة بإجراءات الشراء النظامية كسجل العقود وسجل مراقبة خطابات الضمان وغيرها مما له علاقة بأعمال الشراء بالتنسيق مع إدارة الشؤون المالية.
- متابعة صلاحيات خطابات الضمان الابتدائي والعمل على تجديدها عند الحاجة لذلك.
- متابعة العقود أوامر التوريد لضمان تنفيذ الاعمال حسب المدد المحددة.
- المشاركة في لجان البيع والتثمين بالمزاد العلني للتخلص من التالف والرجيع.
- المشاركة في إعداد سياسات وإجراءات التصرف في الفائض والتالف والرجيع من المواد وذلك عن طريق حصرها واتخاذ الإجراءات النظامية لبيعها أو التخلص منها بالتنسيق مع إدارة المستودعات ووحدة مراقبة المخزون.
