تعتبر جامعة الملك فيصل أن المشاركة الإلكترونية أحد المرتكزات الرئيسة لتطبيق مفهوم مركزية المستفيد، وتعزيز العلاقة بين الجامعة ومستفيديها، وتحسين جودة الخدمات الرقمية والجامعية، ورفع مستوى الشفافية والثقة.
وتتيح الجامعة قنوات المشاركة الإلكترونية لتمكين المستفيدين من إبداء آرائهم وملاحظاتهم ومقترحاتهم حول الخدمات والمبادرات والإجراءات ذات العلاقة بتجربة المستفيد، بما يسهم في تطوير الخدمات، وتبسيط الإجراءات، وتحسين جودة الأداء، ودعم اتخاذ القرار داخل الجامعة بناءً على مرئيات واقعية قابلة للتحليل والقياس.
تهدف سياسة المشاركة الإلكترونية إلى وضع إطار تنظيمي واضح لإدارة مشاركة المستفيدين في جامعة الملك فيصل عبر القنوات الرقمية الرسمية المعتمدة، وضمان أن تكون هذه المشاركة ذات قيمة عملية قابلة للتحليل والاستفادة، وليست مجرد قناة لاستقبال الملاحظات بصورة غير منظمة.
وتسعى السياسة إلى تحقيق الأغراض الآتية:
- ترحب جامعة الملك فيصل بمشاركات المستفيدين عبر قنواتها الإلكترونية الرسمية، وتتعامل مع الآراء والمقترحات والملاحظات الواردة باعتبارها مدخلًا مهمًا للتحسين المستمر وتطوير تجربة المستفيد.
- تلتزم الجامعة بإتاحة قنوات المشاركة الإلكترونية لجميع فئات المستفيدين بصورة ميسرة، بما يشمل الطلاب والطالبات، المتقدمين للقبول، الخريجين، أعضاء هيئة التدريس، الموظفين، الباحثين، الزوار، الشركاء، وأفراد المجتمع المستفيدين من خدمات الجامعة ومبادراتها.
- تُستخدم قنوات المشاركة الإلكترونية لاستقبال المرئيات والمقترحات المتعلقة بالخدمات الرقمية والجامعية، والاستشارات الإلكترونية، واستطلاعات الرأي، وقياس الرضا، والتطوير المشترك، والملاحظات المرتبطة بتجربة استخدام الخدمات.
- يشترط أن تكون المشاركة مرتبطة بالموضوع المطروح أو بالخدمة أو المبادرة أو المجال الذي تندرج ضمنه المشاركة، وأن تكون واضحة ومحددة بما يساعد الجامعة على دراستها وتحليلها والاستفادة منها.
- تتعامل الجامعة مع المشاركات الواردة وفق معايير مهنية وموضوعية، تراعي علاقة المشاركة بالخدمة، وتكرار الملاحظة، وأثرها المتوقع، وقابليتها للتنفيذ، ومدى توافقها مع اللوائح والسياسات والإمكانات التشغيلية والتقنية.
- تلتزم الجامعة بحماية بيانات المشاركين، وعدم نشر أي بيانات شخصية أو معلومات حساسة ضمن نتائج المشاركة أو التقارير العامة، ويقتصر استخدام البيانات على أغراض التحليل والتحسين وقياس تجربة المستفيد.
- يحق للجامعة عدم نشر أو عدم معالجة المشاركات التي تتضمن عبارات مسيئة، أو مخالفة للذوق العام، أو إساءة إلى أشخاص أو جهات، أو معلومات غير صحيحة، أو روابط ضارة، أو محتوى يخالف الأنظمة والسياسات المعتمدة.
- لا تستخدم قنوات المشاركة الإلكترونية لأغراض تجارية أو دعائية أو شخصية أو لأي غرض لا يتصل بالخدمة أو الموضوع المطروح.
- لا تعد المشاركة الإلكترونية بديلًا عن القنوات النظامية المخصصة للتظلمات أو الاعتراضات أو الطلبات الرسمية التي تنظمها اللوائح والإجراءات المعتمدة في الجامعة، وإنما تعد قناة داعمة للتحسين والتطوير وقياس تجربة المستفيد.
- تقوم الجامعة بفرز المشاركات وتصنيفها وتحليلها وإحالتها إلى الجهات المختصة، بهدف دراسة الملاحظات والمقترحات وتحويل المناسب منها إلى توصيات أو إجراءات تطويرية أو قرارات تحسين.
- قد ينتج عن المشاركة تنفيذ تحسين مباشر، أو إدراج المقترح ضمن خطة تطوير لاحقة، أو استكمال دراسة الموضوع، أو توضيح أسباب عدم إمكانية التنفيذ في حال وجود موانع تنظيمية أو تقنية أو تشغيلية.
- تحرص الجامعة على نشر نتائج المشاركة أو الأثر المتحقق منها متى كان ذلك مناسبًا، من خلال صفحة المشاركة الإلكترونية أو التقارير الدورية أو الأخبار الرسمية أو صفحة الخدمة ذات العلاقة، مع عدم إظهار أي بيانات شخصية للمشاركين.
- تسعى الجامعة إلى التجاوب مع مشاركات المستفيدين ضمن أطر زمنية مناسبة لطبيعة القناة ونوع المشاركة ودرجة تعقيدها، ويتم إشعار المستفيد باستلام مشاركته متى كانت القناة المستخدمة تدعم ذلك.
- تلتزم الجهات المالكة للخدمات داخل الجامعة بدراسة المشاركات المتعلقة بخدماتها، وتحديد الإجراءات الممكن تنفيذها، وتوثيق القرارات والتوصيات، ومتابعة أثر التحسينات الناتجة عن مشاركة المستفيدين.
- تعمل الجامعة على تعزيز الوعي بأهمية المشاركة الإلكترونية، وتشجيع المستفيدين على تقديم ملاحظات بناءة ومحددة، بما يدعم ثقافة مركزية المستفيد والتحسين المستمر للخدمات الرقمية والجامعية.
- تحتفظ الجامعة بسجلات المشاركة الإلكترونية وفق السياسات والإجراءات المعتمدة، بما يشمل نماذج المشاركة، نتائج الاستبيانات، تقارير التحليل، التوصيات، قرارات التحسين، وسجلات النشر وقياس الأثر.
- تراجع الجامعة سياسة المشاركة الإلكترونية بصورة دورية، أو عند صدور تحديثات تنظيمية ذات علاقة، أو عند الحاجة إلى تطوير آليات المشاركة بما يتوافق مع نضج الخدمات الرقمية وتطلعات المستفيدين.
تتوزع مسؤوليات تطبيق سياسة المشاركة الإلكترونية في جامعة الملك فيصل بين الجهات ذات العلاقة، كلٌ بحسب اختصاصه.
جامعة الملك فيصل: تلتزم بتوفير قنوات رقمية رسمية وآمنة للمشاركة الإلكترونية، وطرح الموضوعات ذات العلاقة بخدماتها واختصاصاتها، وتوضيح أهداف المشاركة ونطاقها ومدتها والفئات المستهدفة، مع المحافظة على بيانات المشاركين وخصوصيتهم، وتعزيز مبدأ الشفافية ومركزية المستفيد في جميع مراحل المشاركة.
عمادة التعلم الإلكتروني وتقنية المعلومات: تتولى دعم القنوات والمنصات التقنية المرتبطة بالمشاركة الإلكترونية، وضمان جاهزيتها واستمرارية عملها، وتوفير الدعم الفني اللازم، والمساهمة في استخراج البيانات والمؤشرات، وتنفيذ التحسينات التقنية المعتمدة ضمن نطاق اختصاصها.
وحدة التحول الرقمي والبنية المؤسسية: تسهم في مواءمة المشاركة الإلكترونية مع مستهدفات التحول الرقمي، وربط نتائجها بمبادرات التحسين وقياس النضج والالتزام، فيما تتولى وحدة تجربة المستفيد تنسيق فرص المشاركة، وتحليل صوت المستفيد، وإعداد التقارير الدورية، ومتابعة أثر التحسينات المنفذة بناءً على المشاركات.
الجهات المالكة للخدمات: تلتزم بدراسة المشاركات المتعلقة بخدماتها، وتحديد الإجراءات المناسبة، وتوثيق القرارات والتوصيات، وتزويد الجهة المشرفة بما يلزم لنشر النتائج وقياس الأثر. كما تدعم الإدارة العامة للعلاقات والإعلام نشر فرص المشاركة والتوعية بها ونشر نتائجها عند اعتمادها، بما يتوافق مع الهوية المؤسسية للجامعة.
المشاركون: يمثل المشاركون في قنوات المشاركة الإلكترونية شركاء فاعلين في تطوير تجربة المستفيد بجامعة الملك فيصل، وتسهم مرئياتهم ومقترحاتهم في دعم جهود الجامعة لتحسين خدماتها الرقمية والجامعية، وتعزيز جودة الأداء المؤسسي.
تنظر جامعة الملك فيصل إلى المشاركات الإلكترونية باعتبارها رافدًا مهمًا من روافد التحسين والتطوير، ومدخلًا داعمًا لصناعة القرار وتجويد الخدمات وفق منهجية قائمة على مركزية المستفيد والشراكة الفاعلة. ولا يترتب على استقبال المشاركات أو دراستها التزام الجامعة باعتمادها أو تنفيذها، ما لم يتم إقرارها وفق الإجراءات النظامية والصلاحيات المعتمدة، وبما يتوافق مع سياسات الجامعة ولوائحها وأولوياتها المؤسسية.
تشمل هذه السياسة قنوات المشاركة الإلكترونية الرسمية التي تعتمدها جامعة الملك فيصل، ومنها: الموقع الإلكتروني الرسمي، بوابة الخدمات الإلكترونية، تطبيقات الجامعة، نماذج تقييم الخدمات، الاستبيانات الإلكترونية، قنوات الدعم الفني، مركز الاتصال، البريد الإلكتروني الرسمي، قنوات التواصل الاجتماعي، ورش العمل واللقاءات الافتراضية، وأي قنوات رقمية أخرى تعتمدها الجامعة مستقبلًا.
تلتزم جميع الجهات ذات العلاقة داخل جامعة الملك فيصل بتطبيق هذه السياسة كلٌ بحسب اختصاصه، وبما يضمن إدارة المشاركة الإلكترونية بطريقة مهنية ومنظمة وقابلة للقياس، تسهم في تحسين تجربة المستفيد، وتعزيز الثقة في الخدمات الرقمية، وترسيخ المشاركة الفاعلة في تطوير الخدمات الجامعية.
- تُعد اللوائح والتنظيمات الخاصة بالمشاركة الإلكترونية في جامعة الملك فيصل مرجعًا تنظيميًا يوضح كيفية تمكين المستفيدين من تقديم آرائهم ومرئياتهم ومقترحاتهم عبر القنوات الرقمية الرسمية للجامعة، بما يعزز حضور صوت المستفيد في تطوير الخدمات الجامعية والرقمية، ويدعم توجه الجامعة نحو التحسين المستمر ورفع جودة التجربة الرقمية.
- وتنطلق هذه اللوائح من التزام جامعة الملك فيصل بمفهوم مركزية المستفيد، وبناء علاقة تفاعلية قائمة على الشفافية والثقة والمسؤولية المشتركة، حيث تعمل الجامعة على تنظيم المشاركة الإلكترونية من خلال تحديد ضوابطها، وآليات استقبالها، ومسارات دراستها، وأدوار الجهات المعنية في تحليلها والاستفادة من مخرجاتها.
- وتستند المشاركة الإلكترونية في الجامعة إلى الأطر الوطنية المنظمة للحكومة الرقمية، وفي مقدمتها ضوابط المشاركة الإلكترونية الصادرة عن هيئة الحكومة الرقمية، إضافة إلى السياسات والأنظمة ذات العلاقة بحماية البيانات الشخصية، والأمن السيبراني، واستخدام القنوات الرقمية، واللوائح الأكاديمية والإدارية المعتمدة في جامعة الملك فيصل.
- وتمثل المشاركة الإلكترونية قناة داعمة لتطوير الخدمات وتحسين رحلة المستفيد، ولا تُعد بديلًا عن القنوات النظامية المخصصة للتظلمات أو الاعتراضات أو الطلبات الرسمية، كما لا يترتب على استقبال المشاركات أو دراستها التزام الجامعة بتنفيذها ما لم يتم اعتمادها وفق الإجراءات والصلاحيات المعتمدة.
- ضوابط المشاركة الإلكترونية واللوائح التنظيمية الصادرة من هيئة الحكومة الرقمية