تستمر فترة الاحتضان لمدة عام، تبدأ من فبراير وتنتهي في يناير، ويتم الإعلان عن بدء قبول الدفعة Cohort وتقييم الطلبات خلال شهر يناير، وفي الأسبوع الثالث من يناير يتم عرض المشاريع المحتضنة على المستثمرين Pitching. كما يمكن التقدم بطلب الاحتضان في أي وقت خلاف شهر يناير.
ولكي يتم قبول طلب الاحتضان فينبغي أن تتوفر في الفكرة أو المشروع الشروط التالية:
- تتوافق الفكرة مع هوية الحاضنة (المشاريع الزراعية والمشاريع المرتبطة بها، والاستدامة البيئية ممثلة بحلول المناطق الحارة الجافة).
- تكون الفكرة مبتكرة (منتج جديد أو اضافة قيمة جديدة لمنتج حالي، ابتكار طريقة أو تعديل طريقة تصنيع قائمة، تقديم خدمة جديدة او إضفاء حلة جديدة على خدمة قائمة)، ويفضل بها ملكية فكرية، وأن تكون الفكرة قابلة للتطوير حتى تدخل مرحلة الانتاج ومن ثم التسويق.
- يكون المشروع مبنياً على أسس ربحية وبنموذج عمل قابل للقياس، ويجب أن يكون رائد العمل قادراً على إثبات وجود حاجة ماسة لمشروعه في السوق.
- يتعين أن يكون المشروع في مرحلة مبدئية حتى يحقق الاحتضان الفائدة منه.
- ينبغي أن يُقدم الفكرة فريق عمل متنوع علمياً، ويكون أحدهم على الأقل متفرغاً للإشراف على المشروع.
- يتعين أن يقدم رائد العمل خطة عمل أساسية مختصرة.
- ينبغي أن يكون رائد العمل مستعداً للتعاون في تحقيق برنامج الاحتضان لأهدافه وتنفيذ مهامه.
وستكون آلية الاحتضان على النحو التالي:
- التقدم بطلب الاحتضان من خلال موقع الحاضنة على الانترنت، وتعبئة النموذج المعد لذلك، والذي يشمل بيانات المتقدم وبيانات المشروع باختصار (المشكلة وحلها والعملاء المستهدفون والميزة التنافسية).
- تقييم الطلب من قبل المجلس الإشرافي، وقد يستدعي التقييم إجراء مقابلة مع المتقدم أو فريق العمل.
- تقرير قبول طلب الاحتضان من عدمه، أو الطلب بتعديل الفكرة أو استيفاء بعض المعلومات والتقدم مرة أخرى.
- استكمال الاجراءات الادارية مع المقبولين، من بينها التوقيع مع الحاضنة على العقود والاتفاقيات.
وسيتم الخروج من الحاضنة وانتهاء الاحتضان في الحالات التالية:
- الانتهاء من تحويل فكرة المشروع إلى منتج أو شركة ناشئة.
- مرور عام كامل على احتضان فكرة المشروع دون تحقيق الأهداف المحددة بالخطة التنفيذية.
- عدم التزام المحتضن بمراحل التنفيذ المحددة بالخطة التنفيذية، وفي حال تصرفه منفرداً في فكرة المشروع.
- إخلال المحتضن بأي من التزاماته كعدم التعاون مع مرشد المشروع، وسوء استخدام الموارد والتسهيلات الموفرة للمحتضن، وانتهاك أخلاقيات العمل والمهنة.