تمثل البنية المؤسسية جزءا هاما في تقديم أي جهة خاصة أو عامة لخدماتها والمحافظة على تطور أعمالها وهيلتها بصفة دقيقة      ومتواصلة.

     وقد تمت العناية بالبنية المؤسسية في المملكة العربية السعودية وجهاتها الحكومية بصفة عامة وجامعة الملك فيصل بصفة            خاصة. وانطلاقا من توجهات عمادة تقنية المعلومات بجامعة الملك فيصل لإدارة البنية المؤسسية وصيانتها وتعاهدها ومتابعة            المشاريع المنبثقة عنها ​وفقا لمنهجيات عالمية ومعتمدة وضمان نجاحها، تم إنشاء مكتب البنية المؤسسية بعمادة تقنية                المعلومات بجامعة الملك فيصل.

 

     تهدف هذه الوثيقة إلى تعريف البينة المؤسسية والمنهجية المتبعة بالجامعة وكذلك التعريف بمكتب البنية المؤسسية وتوضيح          الإجراءات المتبعة في إدارة البنية المؤسسية بالجامعة

 

     حسب برنامج التعاملات الالكترونية الحكومية يمكن تعريف البنية المؤسسية بشكل مبسط كالتالي:

    "البنية المؤسسية هي ممارسات وضوابط تعنى بتطبيق رؤية واستراتيجية الجهة الحكومية وذلك بإحداث تغييرات اللازمة للموائمة      بين أهداف وإجراءات الأعمال للجهة وبين تقنية المعلومات (التطبيقات، البيانات، البنية التحتية للتقنية) التي تستخدمها لتحقيق        هذه الرؤية".

 

     وفي إطار التعاون مع برنامج التعاملات الالكترونية "يسّر" قامت جامعة الملك فيصل ضمن مشروع خطة التحول بتوثيق البنية            المؤسسية من بينة أعمال وتطبيقات وبيانات وتقنية كخطوة أولى (first iteration) ضمن العمل المتواصل على تطوير وتحديث          البينة المؤسسية للجامعة.

     وإذ تهدف جامعة الملك فيصل إلى الوصول إلى مستوى عال من النضج في كل ما يتعلق بالبنية المؤسسية، تم بعث مكتب            خاص بالبنية المؤسسية يتم تعريف مهامه لاحقا.

 

     في إطار تطوير كوادرها التقنية والفينة قامت جامعة الملك فيصل من خلال التدريب أو الاستقطاب بتطوير قدرات فريق البينة              المؤسسية على منهجية عالمية في تطوير البينة المؤسسية.

     وفي هذا الإطار قامت جامعة الملك فيصل بتدريب فريق العمل على منهجية TOGAF للبنية المؤسسية وقام كذلك فريق العمل        بالاطلاع على منهجية يسّر للبنية المؤسسية NORA   (National Overall Reference Architecture) وقد تم تبني منهجية              NORA كإطار البنية المؤسسية بجامعة الملك فيصل.  

     ويقدم برنامج التعاملات الالكترونية يسّر منهية NORA كالتالي:

     إن تطوير "يسّر" للمنهجية الوطنية للبنية المؤسسية "NORA " يأتي ضمن جهود البرنامج المتماشية مع أهداف رؤية 2030،            للقطاع الحكومي حيث تعمل المنهجية بمساعدة الجهات الحكومية على تطوير البنية المؤسسية بطريقة ميسرة ووفق مراحل        وخطوات تضمن الحوكمة الجيدة في التطبيق والتوافق مع العمل الحكومي.

         -  تحديد نطاق ومتطلبات البنية المؤسسية في الجهات الحكومية.

         -  مساعدة الجهات الحكومية لتطبيق البنية المؤسسية على نحو سلس وفعال.

         -  ضمان كفاءة وجودة البنية المؤسسية ومخرجاتها بالجهة الحكومية من خلال عمليات وتوصيات متسقة.

         -  موائمة توجهات وأهداف البنية المؤسسية بالجهة الحكومية مع البنية المؤسسية الوطنية والخطط التنفيذية الوطنية لدعم        التوجه الحكومي نحو التحول الرقمي بشكل أشمل. 

         -  تسهيل استخدام البنية المؤسسية وتعزيز توعية وبناء القدرات في الجهات الحكومية.

 

      وتتميز المنهجية الوطنية للبنية المؤسسية "NORA " عن باقي المنهجيات بأنها:              ​

-  وصفت جميع مراحل دورة حياة البنية المؤسسية بتفصيل مع توفير أمثلة ونماذج توضيحية للمخرجات في كل مراحلها لمساعدة    الجهات الحكومية لفهم أفضل.

-  نهج متوازن في بناء البنية المؤسسية التي تركز على كل من الإجراءات وبناء المخرجات المطلوبة.  

-  مرنة وقابلة للتخصيص لتلائم المتطلبات والاحتياجات المختلفة للجهات الحكومية.

 

يعتبر مكتب البنية المؤسسية هيكلا أساسيا داخل عمادة تقنية المعلومات ومع أنه يقع تحت الإشراف المباشر لعمادة تقنية المعلومات إلا أن هذا المكتب في تواصل مباشر ومستمر مع مختلف الجهات المقدمة للخدمات المتعلقة بأعمال الجامعة. ويقوم مكتب البنية المؤسسية بإدارة جميع الأعمال المتعلقة بالبينة المؤسسية داخل جامعة الملك فيصل وخاصة منها تلك المتعلقة بالمواءمة ما بين التوجهات الاستراتيجية للجامعة والمشاريع التي يتم طرحها وتنفيذها.

 

4.2. مهام مكتب البنية المؤسسية:

يقوم مكتب البنية المؤسسية بالأعمال التالية:

-   توثيق وأتمتة البنية المؤسسية وإدارة نظام البنية المؤسسية.

-   مراجعة واستكمال البنية المؤسسية كلما دعت الحاجة إلى ذلك.

-   الحوكمة والتحديث المستمر للبنية المؤسسية ومواءمة مشاريع تقنية المعلومات مع التوجه الاستراتيجي.

-   التنسيق مع مكتب إدارة المشاريع في كل ما يتعلق بتنفيذ مشاريع تقنية المعلومات.

-   وضع هيكل وسياسات مكتب البنية المؤسسية

-   التدريب والتوعية بكل ما يتعلق بالبنية المؤسسية

-   تعريف المبادئ المؤسسية لجامعة الملك فيصل (Architecture principles).

-   اختيار وتخصيص إطار البنية المؤسسية حسب حاجيات الجامعة (Tailor Architecture framework).

-   تحديد النموذج العام للبنية المؤسسية وإطار عمل المحتوى (EA Metamodel and Content Framework))

-   تحديد أدوات البنية المؤسسية (Implment Architecture tools).

-   تقييم القدرات المؤسسية (Capability Assessment)

-   تحديد رؤية البنية المؤسسية (Architecture Vision)، وتحتوي على عناصر الرؤية ومبادئ بنية الأعمال، والتطبيقات، والبيانات، والتقنية.

-   تحديد الوضع الحالي للبنية المؤسسية (Baseline Architecture).

-   تحديد الوضع المنشود للبنية المؤسسية (Target Architecture) بما يتوافق مع أفضل الممارسات بما في ذلك تكامل التطبيقات لتكون متمحورة حول الخدمة (Service Oriented):

الوضع المنشود لبنية الأعمال.

الوضع المنشود لبنية التطبيقات.

الوضع المنشود لبنية البيانات.

الوضع المنشود لبنية التقنية.

-   تحليل الفجوة بين الوضع الحالي والمستقبلي للبنية المؤسسية وتعريف المشاريع والمبادرات المطلوب تنفيذها وكتابة كراسات الشروط والمواصفات.

-   تحديد الأولويات وتسلسل التنفيذ للانتقال من الوضع الحالي إلى الوضع المستقبلي.

-   تحديد مواصفات متطلبات البنية المؤسسية. 

4.3. هيكل مكتب البنية المؤسسية:

يتكون مكتب إدارة المشاريع من فريق عمل متكون من:

-   مدير المكتب: يكون مسؤولا عن قيادة وإدارة أنشطة المكتب، وضمان كون الوحدات التابعة له تنجز أعمالها وفقاً لبرنامج العمل المتفق عليه.  من مهامه:

تنسيق أعمال مكتب البنية المؤسسية

الإشراف على إعداد وتنفيذ خطة عمل المكتب

الإشراف على تشغيل مكتب البنية المؤسسية:

 -   الحرص على مواءمة المشاريع لأهداف الخطة الاستراتيجية.

 -   متابعة تنفيذ المشاريع مع مكتب إدارة المشاريع.

تعزيز علاقة التواصل بين المكتب ومختلف جهات الجامعة.

 

-   الفريق الاستشاري:

تقديم استشارات حول البنية المؤسسية وتوثيقها.

متابعة ومراجعة مختلف مشاريع الجامعة وتأثيرها على البنية المؤسسية.

وضع إجراءات لإدارة البنية المؤسسية والتعريف بها لدى مختلف جهات الجامعة.

وضع خارطة طريق لتحسين مستوى نضج البينة المؤسسية بالجامعة وتطويرها.

العمل على رفع مستوى المرونة والاستجابة للتغيير، تمشيا مع أفضل الممارسات والمعايير العالمية.

العمل على إيجاد آلية ناجعة لتنبيه الإدارة في الوقت المناسب حول القضايا والأمور التي تتطلب تدخلا حاسما، وعرض الخطوات الممكنة للحل والإجراءات التصحيحية.

 

-   استشاري تطبيقات: من مهامه:

تقديم الاستشارات فيما يخص التطبيقات التي تنوي الجامعة التزود بها.

تقديم الاستشارات فيما يخص الربط بين الأنظمة.

تقديم الاستشارات فيما يخص التقنيات وأطر العمل المستخدمة.

تقديم الدعم الخاص بالتطبيقات والأنظمة، المشاركة بالمعلومات والمتابعة للتقدم.

إعداد التقارير المتعلقة ببنية التطبيقات.

 

-   استشاري بنية تحتية وشبكات: من مهامه:

تقديم الاستشارات فيما يخص تجهيزات البنية التحتية والشبكات التي تنوي الجامعة التزود بها.

تقديم الاستشارات فيما يخص البنية التحتية والشبكات الحالية.

تقديم الاستشارات فيما يخص التقنيات وأطر العمل المستخدمة في مجال البنية التحتية والشبكات.

تقديم الدعم الخاص بالبنية التحتية والشبكات، المشاركة بالمعلومات ومتابعة التقدم.

 

-   استشاري بنية بيانات: من مهامه:

تقديم الاستشارات فيما يخص تجهيزات بينة البيانات المتعلقة بالتطبيقات المشاريع.

تقديم الاستشارات فيما يخص بنية البيانات.

تقديم الاستشارات فيما يخص التقنيات وأطر العمل المستخدمة في مجال بنية البيانات.

 

4.4. إجراءات إدارة البينة المؤسسية:

من أجل حوكمة البينة المؤسسية في مختلف مستوياتها تم تعريف الإجراءات المتبعة لإدارة البنية المؤسسية وذلك لضمان عدم تكرار الأعمال وتوثيقها.

وتهدف هذه الإجراءات إلى التأكد من توثيق جميع التغييرات الطارئة على البنية المؤسسية انطلاقا من بنية الأعمال ومرورا بجميع المراحل الأخرى.

4.4.1. إجراءات إدارة بنية الأعمال:

نعني ببنية الأعمال جميع الخدمات المقدمة من مختلف جهات الجامعة إلى منسوبيها عن طريق الخدمات الالكترونية أو الأنظمة أو التطبيقات بهدف خدمة المستخدم الأخير من طالب أو موظف أو عضو هيئة تدريس.

وحتى تتم الموافقة على أي تعديلات على بنية الأعمال سواء كان ذلك داخليا ن خلال فرق التطوير بالجامعة أو من خلال طرح مشاريع خارجية، لا بد لهذه التعديلات أن تتم عن طريق لجنة التعاملات الالكترونية بالجامعة والتي تحيلها بدورها على مكتب البنية المؤسسية الذي يقوم بدراسة شاملة لطلبات التعديل ورفع التوصيات إلى لجنة التعاملات الالكترونية.

ولحسن إدارة بنية الأعمال سيتم اتباع الإجراءات التالية:

1-      يقوم مكتب البنية المؤسسية بإعداد تقارير شهرية على الأقل عن حالة بينة الأعمال بالجامعة وتطورها ويتم عرض هذه التقارير على لجنة التعاملات الالكترونية مع بيان مدى مطابقتها للتوجه الاستراتيجي للجامعة.

2-      يقوم مكتب البنية المؤسسية بتوثيق جميع تعديلات البينة المؤسسية ورقيا على الأقل وعلى نظام البينة المؤسسية حال توفره.

3-      في حال وجود طلبات تعديل على بنية الأعمال، يتم إحالة هذه الطلبات على لجنة التعاملات الالكترونية التي تحيلها إلى مكتب البنية المؤسسية للدراسة وإبداء الرأي.

4-      يقوم مكتب البنية المؤسسية بدراسة طلبات التعديل وإعداد تقرير مفصل عن مدى تأثير طلبات التغييرات وتوضيح أفضل السبل لإنجاز الطلبات مع مقارنتها بالخطة الاستراتيجية للجامعة والرؤية المؤسسية.

5-      يتم رفع التقرير إلى لجنة التعاملات الالكترونية التي تقوم باتخاذ قرار تطوير أو رفض التعديلات.

4.4.2. إجراءات إدارة بنية التطبيقات:

يجب على مكتب البنية المؤسسية القيام بتوثيق بنية التطبيقات سواء كان ذلك ورقيا أو من خلال نظام البنية المؤسسية وحال وجود طلبات تعديل موافق عليها يتم العمل على تحديث بنية التطبيقات كالتالي:

1-       الاطلاع على تقارير تقدم المشاريع الداخلية أو الخارجية وتقارير الإنجاز.

2-        حسب تقدم واستلام مخرجات المشاريع يتم تحديث بنية التطبيقات.

3-       في إطار حوكمة البنية المؤسسية يجب أن يتم التنسيق مع مكتب إدارة المشاريع وإدراج مكتب البنية المؤسسية ضمن أصحاب المصلحة الرئيسيين لجميع المشاريع داخلية كانت أو خارجية.

4-       يتم تسليم جميع المخرجات ووثائقها من دليل مستخدم ودليل إدارة الأنظمة إلى مكتب البنية المؤسسية.

5-       بعد الاختبار والاطلاع على إنجاز المشاريع يقوم مكتب البنية المؤسسية بتحديث بينة التطبيقات على نظام البنية المؤسسية أو ورقيا على الأقل.

4.4.3. إجراءات إدارة بنية البيانات:

يجب على مكتب البنية المؤسسية القيام بتوثيق بنية البيانات سواء كان ذلك ورقيا أو من خلال نظام البنية المؤسسية وحال وجود طلبات تعديل موافق عليها يتم العمل على تحديث بنية البيانات كالتالي:

1-       الاطلاع على تقارير تقدم المشاريع الداخلية أو الخارجية وتقارير الإنجاز.

2-        حسب تقدم واستلام مخرجات المشاريع يتم تحديث بنية البيانات.

3-       في إطار حوكمة البنية المؤسسية يجب أن يتم التنسيق مع مكتب إدارة المشاريع وإدراج مكتب البنية المؤسسية ضمن أصحاب المصلحة الرئيسيين لجميع المشاريع داخلية كانت أو خارجية.

4-       يتم تسليم جميع المخرجات ووثائقها من دليل مستخدم ودليل إدارة الأنظمة إلى مكتب البنية المؤسسية.

5-       بعد الاختبار والاطلاع على إنجاز المشاريع يقوم مكتب البنية المؤسسية بتحديث بينة البيانات على نظام البنية المؤسسية أو ورقيا على الأقل.

 

4.4.4. إجراءات إدارة بنية التقنية:

يجب على مكتب البنية المؤسسية القيام بتوثيق بنية التقنية سواء كان ذلك ورقيا أو من خلال نظام البنية المؤسسية وحال وجود طلبات تعديل موافق عليها.

ونعني ببنية التقنية جميع الخوادم والتطبيقات والبيانات والعلاقة والترابط بينها.

يتم العمل على تحديث بنية التقنية كالتالي:

1-       الاطلاع على تقارير تقدم المشاريع الداخلية أو الخارجية وتقارير الإنجاز.

2-        حسب تقدم واستلام مخرجات المشاريع يتم تحديث بنية التقنية.

3-       في إطار حوكمة البنية المؤسسية يجب أن يتم التنسيق مع مكتب إدارة المشاريع وكذلك قسم الشبكات بعمادة تقنية المعلومات وإدراج مكتب البنية المؤسسية ضمن أصحاب المصلحة الرئيسيين لجميع المشاريع داخلية كانت أو خارجية.

4-       يتم تسليم جميع المخرجات ووثائقها من دليل مستخدم ودليل إدارة الأنظمة إلى مكتب البنية المؤسسية.

5-       بعد الاختبار والاطلاع على إنجاز المشاريع يقوم مكتب البنية المؤسسية بتحديث بينة التقنية على نظام البنية المؤسسية أو ورقيا على الأقل.

 

​