من مهام وحدة مراقبة المخزون مراجعة واعتماد نماذج المحاضر والتي تعتبر من اهم عناصر اتمتة العمليات والمراقبة على الأصناف ومتابعتها بحسب الغرض المعدة له كمحاضر الاستلام او التركيب او التوزيع او الإنجاز بالإضافة الى بطاقة صرف المواد ( نموذج رقم 7 ) او محاضر الاستلام ( نموذج رقم 3 ) ودراسة آلية استهلاك واستخدام هذه الأصناف المصروفة والمستلمة وتتمثل في:

*   محضر تركيب وتوزيع واستهلاك:هو محضر يهتم بالأصناف المستلمة والمصروفة والذي من خلالها يمكن معرفة كيفية الاستفادة من هذه الأصناف واوجه صرفها واستخدامها وتحقيق الاستفادة القصوى منها وبأقل تكلفة ممكنه من ذلك.

*   محضر معاينة وزيارة موقع او معمل:

والذي من شأنه اثبات الزيارة للمواقع او المعامل المستهدفة واثبات محتوياتها واحتياجاتها من المستلزمات.

*   نموذج نقل عهدة بين الجهات او الموظفين:والذي من شانه يثبت عملية نقل عهدة الأصناف بين الموظفين او الإدارات من خلال اثبات ماهية تلك الأصناف المتناقلة بين الأطراف وجاري العمل على تحويله الكترونياً.

*   نموذج تصنيف وترميز الأصناف: والذي من شأنه يتيح طلب ادراج الأصناف بالدليل التصنيفي تمهيداً لطلبها من خلال النظام المالي والإداري كطلبات (الصرف او الشراء).

*   نماذج الجرد بحسب الغرض المعدة له:

1.    نموذج جرد الأصول الثابتة.

2.    نموذج جرد الادوية.      

3.    نموذج جرد المواد الكيميائية.

4.    نموذج جرد السيارات.