ان الوضع المثالي لتنظيم وثائق الجهاز يحصل حينما تتطابق وظائف الجهاز مع تنظيماته الإدارية، حيث يخصص لكل وظيفة وحده تعمل على تحقيق أهدافها، فيكون رمز الوظيفة هو رمز الوحدة الإدارية، وبالتالي تحمل هذا الرمز أعمال الوحدة والوثائق الناتجة عنها، وهذا ما يجب أن يسعى إلية تحقيقا لمبدأ الأصل والنشأة، والذي يتوافق بدوره مع مبدأ الاختصاص الذي يترتب على الالتزام به ظهور سياسات موحده للجهاز في معالجة الموضوعات المتماثلة. وينبني على عدم ذلك فقدان الرؤية الموضوعية لدى العاملين مما يؤدي إلى :
أ- وجود وثائق يناقض بعضها بعضا نظراً لاختلاف الجهات المعالجة للموضوع الواحد. وهذا يؤدي إلى زيادة المكاتبات وبالتالي زيادة في الوثائق والنفقات الإدارية . الجهة المختصة إدارة أو شعبة أو قسم أو مختص.
ب- تنازع الوحدات الإدارية في الأعمال مما يؤدي إلى ضعف فاعليتها وانعدام الثقة فيما بينها. وما يتركه ذلك من أثر على الجهاز ككل.
ج- عدم حفظ وثائق الموضوع الواحد في مكان واحد، وبخاصة عند تبني لامركزية الحفظ حيث تحتفظ كل وحده إدارية بالوثائق الصادرة عنها، وما يترتب على ذلك من عدم إكمال ملفات الموضوعات وعدم معرفة الوثائق الصادرة في الموضوع وبالتالي صعوبة استرجاعها.
تمهيد :
إذا تماثلت الوظائف في الأجهزة الحكومية، كما هو الحال بالنسبة للوظائف المساعدة ، فمن المفترض أن تتماثل تنظيماتها الإدارية من حيث أسمائها ومهامها وإجراءاتها ونماذج عمله وأساليبه، مع اختلاف مستوياتها الإدارية تبعا لحجم الجهاز حيث يمكن أن تكون الجهة المختصة إدارة عامة أو إدارة أو شعبة أو قسم أو مختص.
ولعدم توفر هذا الأمر التنظيمي في الوقت الحاضر، فقد تم اللجوء إلى ترميز الوظائف التي هي أكثر ثباتا من التنظيمات الإدارية التي تكون عرضه للتغيير خاصة في الدول النامية التي لم تستكمل بعد هياكلها التنظيمية الواجب بناؤها على الدراسات التنظيمية المستندة على المبادئ العملية. وهو أمر لم يعد حقيقة صعبا بالنسبة للملكة.
ولذا فقد أعدت عمليات الترميز الداخلية للجهاز من خلال العمليات التالية:
2/1 ترميز الوظائف الأساسية للجهاز وخصصت لها الرموز من 1 إلى 30.
2/2 ترميز الوظائف الإدارية المساعدة، وخصصت لها الرموز من 31 إلى 60.
2/3 ترميز فروع الأجهزة بالمناطق مثل بعض أنواع رموز المواقع الذي يوجد به وفقاً لما ورد بخطة ترميز المناطق والمحافظات مرتبطاً برمز الجهاز الرئيسي الذي يتبع لهذا الفرع.
ترميز الأجهزة الحكومية :
تهدف خطة الترميز الموحدة للأجهزة الحكومية إلى إعطاء كل جهاز حكومي رمز خاص به يميزه عن غيره من الأجهزة الحكومية، وللوصول إلى هذا المبتغى اتخذت لذلك الخطوات العملية التالية:-
أ- تم حصر الأسماء التي تتسمى بها الأجهزة الحكومية.
ب -رتبت هذه الأسماء في قائمة حسب حروفها الهجائية وحدد لكل أسم فئة من الرموز كل منها يتكون من ثلاث خانات كما جرى تحديد بداية ونهاية رموز كل فئة.
ج – جرى حصر الأجهزة الحكومية التي تقع تحت كل أسم من هذه الأسماء في قائمة وأعطي لكل جهاز حكومي رمز خاص به مكون من ثلاث خانات.
د- خصص لترميز الأجهزة الحكومية رموز ثلاثية الترقيم بدءا من الرمز (001) إلى الرمز (300) بحيث أعتمد على سبيل المثال الرمز 037 لجامعة الملك فيصل.
هـ - تركت رموز خالية في قوائم ترميز الأجهزة الحكومية لإمكانية إضافة أسماء أجهزه جديدة لكل قائمة.
و- يثبت رمز الجهاز الحكومي على مطبوعاته الرسمية تحت أسمه في الجهة اليمنى العليا من الورقة بالشكل التالي :
المملكة العربية السعودية
إسم الجهاز
رمزه
(000)
آلية عمل ترميز الأجهزة الحكومية:
أولاً: الوظائف الإدارية الرئيسية:-
تهدف خطة الترميز بالجهاز الحكومي إلى تحقيق النتائج التالية:
1- إعطاء رمز ثابت لكل جهاز حكومي تحقيقا لنص الفقرة (2) من المادة (4) من نظام الوثائق والمحفوظات مما يميز كل جهاز حكومي عن غيره من الأجهزة الحكومية، ويميز الوثائق الصادرة عنه عن سائر وثائق الأجهزة الأخرى.فمثلاً الرمز 037 هو رمز يعني جامعة الملك فيصل ويميزه وباقي الأجهزة الحكومية.
2- تمييز الوحدات الإدارية للأعمال الأساسية للجهاز عن الوحدات الإدارية للأعمال المساعدة، مما يميز الوثائق الناتجة عن كل منها عن غيرها ويسهل حفظ الوثائق تحت رمز الوحدات التي أنتجتها تحقيقا لمبدأ الأصل والنشأة الذي هو احد أهم مبادئ حفظ الوثائق والمحفوظات
3- تمييز النشاطات الأساسية المختلفة للجهاز عن بعضها البعض.
4- تمييز النشاطات المختلفة لوحدات الجامعة عن بعضها البعض.
5- تمييز الأعمال المتعلقة بالفروع عن الأعمال المتعلقة بالجهاز الأساسي والوثائق الناتجة عنها.
ثانياً: الوظائف الإدارية المساعدة:
الوظائف الإدارية المساعدة غايتها مساعدة الوظائف الأساسية في الجامعة و على أداء مهامها، ونظراً لتماثل الوظائف الإدارية المساعدة في الأجهزة الحكومية، خصص رمز واحد للوظائف المتماثلة في أعمالهما ليتم استخدامه من قبل جميع الأجهزة الحكومية، حتى يمكن حفظ الوثائق المتماثلة في جميع الأجهزة الحكومية تحت رمز واحد، مما يساعد المعنيين في الوحدات الإدارية ومراكز الوثائق على حفظ هذه الرموز ومعرفة مدلولاتها والتمييز بينها وبين نشاطات الوظائف الأساسية للأجهزة الحكومية.
