اولاً: بداية المشروع:

 يقوم الباحث الرئيسي بتسليم التالي:

1. قائمة مفصلة بالأجهزة المدرجة بالمشروع والاسعار المتوقعة (نموذج 101)

2. قائمة مفصلة بالمواد والكيماويات اللازمة حسب ما ورد بالمشروع مع ذكر الكمية والكود والسعر المتوقع (نموذج 102).

3. نموذج بيان فريق العمل المقترح للمشروع ( نموذج 103)

4. قائمة بالمهام التفصيلية المكلف بها الباحثين المشاركين مع التوقيع عليها من قبل الباحثين المشاركين والباحث الرئيسي (نموذج 104).

5. قائمة بيانات مساعدين الباحث المتفرغين والذين يرغب بالتعاقد معهم على ان يتم تحديد المهام والمدة حسب ما ورد بالمشروع ويرفق السيرة الذاتية وصورة الجواز او الاقامة  والتعهدات وصيغة مقترح العقد (نموذج 105).

6. قائمة ببيانات مساعد الباحثين الغير متفرغين على ان يتم ارفاق السيرة الذاتية والمهام التفصيلية والتعهدات مع تحديد المدة والراتب حسب ما ورد بالمشروع (نموذج 106).

7. بيانات فنيين المختبر والاداريين والمهارات الأخرى والمهنية موضحاً المدة والمكافآت حسب ما ورد بالمشروع وذلك للحصول على موافقة الوحدة (نموذج 107).

8. قائمة بيانات طلاب الدراسات العليا (ماجستير ودكتوراه) وقائمة طلاب البكالوريوس موضحاً المهام والمدة والمكافآت حسب ما ورد بالمشروع (نموذج 108).

9. بيان بالرحلات الحقلية للعام الاول وآخر للعام الثاني موضحاً الاسماء المتوقعة والمدة والغرض وغيرها من المعلومات ( نموذج 109 ).

ثانياً: خطوات شراء الاجهزة :

تعتبر الخطوات التالية هي الخطوات الاجرائية المتبعة من قبل الوحدة والباحث كلاً حسب مهامه

1. تقوم الوحدة بالتأكد من عدم وجود تكرار للأجهزة البحثية المطلوبة للمشروع وذلك باتخاذ الاجراءات المعمول بها داخل وحدة العلوم والتقنية.

2. يتقدم الباحث الرئيسي على المشروع بطلب شراء للاجهزة البحثية بعد اقرارها من قبل الوحده .

3. تقوم اللجنة المختصة بالوحدة بطلب عروض الاسعار على ان يتم ارسالها للباحث الرئيسي على المشروع لدراستها واختيار المناسب منها حسب اللوائح المتبعة بالجامعة .

4. اذا لزم الامر يتم العرض للجنة الفنية للاستشارة وابداء الرأي وتقوم اللجنة بتحرير محضر للجلسة وخطاب تنفيذي والذي يتم رفعة لمدير الوحدة. 

5. يتم اصدار التعميد او العقد من خلال سعادة مدير الوحدة فى حالة المبالغ الاقل من مليون ريال ومن خلال سعادة وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي فى حالة المبالغ الاكثر من مليون ريال.

6. يقوم الباحث الرئيسي بترجمة الفاتورة وعروض الاسعار باللغة العربية وتسليمها للجنة الفنية بوحدة العلوم والتقنية للمراجعة ثم اعتمادها من الشركة (الختم).

7. يتم عمل محضر استلام وتركيب وتشغيل من قبل الباحث الرئيسي على ان يكون العضو الفني من وحدة العلوم والتقنية عضواً بلجنة الاستلام. (نموذج 202)

8. بخصوص المواد والكيماويات، تتخذ نفس الخطوات الاجرائية مع عمل محضر استلام وصرف مواد (نموذج 203 من الكليات) على ان يكون العضو الفني بوحدة العلوم والتقنية عضواً بلجنة الاستلام.

9. تسلم المعاملة كاملة من قبل الباحث الرئيسي لوحدة العلوم والتقنية ومحتواها على النحو التالي:

 - عروض الاسعار (عربي وانجليزيي) ومعها صورة من موافقة اللجنة الفنية لوحدة العلوم والتقنية.

 - اصل التعميد من الشركة ومرفق معه الشهادات الرسمية للشركة سارية المفعول والفاتورة (عربي وانجليزي) ومختومة من قبل الشركة.

 - محاضر الاستلام والتركيب والتشغيل بالإضافة الي محاضر الاستلام من المستودعات بالجامعة.

 - شهادة الضمان على ان يكون التاريخ متوافق مع فترة التشغيل .

ثالثاً: خطوات الحصول على السلفة :

على الباحث الرئيسي اتباع الخطوات التالية للحصول على سلفة من ميزانية المشروع:

1. تعبئة النموذج الخاص بالسلفة (نموذج 301)

2. إرفاق قائمة بالمواد المقترحة للشراء مع الاسعار المتوقعة على ان لا تزيد عن 25000 ريال (نموذج 302)

3. تسلم النماذج بعد التوقيع عليها لوحدة العلوم والتقنية.

4. لابد ان يقوم الباحث الرئيسي بتسوية جميع السلف السابقة ان وجدت وذلك من خلال النموذج المخصص لذلك (نموذج 304)  

5. تقوم الوحدة بدراسة الطلب لإصدار الموافقة المالية للصرف بعد الارتباط.

6. يقوم الباحث الرئيسي بعمل محضر استلام للمواد وتسليمة مع نموذج حصر الفواتير (نموذج 303 ) مع اصل الفواتير وتسلم جميع الأوراق بعد التوقيع عليها لوحدة العلوم والتقنية.

7. الحد الأقصى للمشروع سلفتين فقط خلال فترة المشروع.

رابعاً خطوات حضور المؤتمرات :

1. يقوم الباحث بتعبئة بيانات المؤتمر من خلال نظام شارك بموقع الجامعة مع الالتزام بضوابط حضور المؤتمرات بالمدينة

2. يقوم الباحث بطباعة النموذج وارسالة الي وحدة العلوم والتقنية للاعتماد 

3. بعد الموافقة المبدئية من مدير الوحدة يقوم الباحث بجميع الاجراءات اللازمة للحصول على موافقة الجامعة على حضور مؤتمر وذلك عن طريق نظام شارك بموقع الجامعة .

4. يتم تسليم التالي قبل حضور المؤتمر:

•  النموذج المعتمد من مدير الوحدة
•  بيانات المشاركة (عنوان المشاركة – نوعها – الملخص).
•  موافقة الجامعة على حضور المؤتمر 

خامساَ: التقارير المالية:

على الباحث الرئيس التقدم بخطاب رفع التقارير المالية (نموذج 500)  على ان يقوم بتحديد الفترة الخاصة بالرفع ومرفق معه التقرير المالي حسب نوعه، يوجد ثلاث انواع من التقارير المالية

1- التقرير المالي الدوري (نموذج 501)

2- التقرير المالي السنوي (نموذج 502)

3- التقرير المالي النهائي (نموذج 503 )

سادساً: تعديل الميزانية

يجوز للباحث الرئيس إجراء تعديل/مناقلة بين بعض بنود ميزانية المشروع المعتمدة مع مراعاة الضوابط الآتية:-

• يجوز المناقلة بين عناصر البند نفسه من الميزانية وفقا للضوابط الواردة في هذه المادة بحيث لا يزيد ما يتم مناقلته عن ( 50 %) من البند المنقول منه بعد موافقة الوحدة.
• يجوز المناقلة من أي بند من بنود ميزانية المشروع إلى بند الاجهزة.
• لا يجوز المناقلة من أي بند من ميزانية المشروع إلى بند القوى العاملة والرحلات.
• لا يجوز المناقلة من ميزانية بند الاجهزة إلى بند آخر.
• يجوز إجراء تعديل بالميزانية مرتين فقط خلال مدة المشروع وطبقا للضوابط المذكورة أعلاه.
• تقع صلاحيات المناقلة بين بنود الميزانية المعتمدة للمشروع للوحدة مع إشعار الأمانة العامة بما يتم اتخاذه من قرارات مناقلة ومبرراته.
• يجوز للباحث الرئيس طلب ترحيل ما تبقى من ميزانية السنة الأولى لبند معين إلى ميزانية السنة الثانية للبند نفسة، وذلك بعد موافقة الوحدة . 

صرف المكافآت

لصرف المكافآت للباحثين يقوم الباحث الرئيس بتعبئة النموذج الخاص بذلك (نموذج 504) وتقديمة الي سعادة مدير وحدة العلوم والتقنية او احد معاونيه.

تصرف الدفعات المستحقة للفريق الباحثين والعاملين في المشروع على النحو الآتي:  

​​​يوجد العديد من الاجراءات التي يجب على الباحث الرئيسي للمشروع اجراءها مباشرة من خلال البوابة الالكترونية للمدينة وعدم الرجوع الى وحدة العلوم والتقنية واهم هذه الاجراءات:

1- تغيير احد اعضاء الفريق البحثي 

2- التعديل فى الميزانية او الترحيل من بند الى آخر

3- طلب التمديد للمشروع البحثي 

4- رفع جميع التقارير الفنية والمالية.