1 - إعداد مواصفات إدخال بيانات لكل نوع معاملة.

2 - حفظ المستندات المؤيدة للقيود مثل مذكرات ومحاضر الاستلام وطلبات الصرف ومستندات الإرجاع.

3 - حفظ جميع المعاملات الصادرة من الإدارة.

4 - حفظ بطاقات العهد الخاصة بكل إدارة أو قسم أو موقع أو موظف في الجامعة.

5 - المحافظة على المعاملات والوثائق الرسمية بالإدارة من التلف أو الضياع.

6 - الأرشفة الالكترونية لجميع المعاملات والوثائق الرسمية الورقية القديمة بالإدارة.

7 - تنظيم عملية البحث عن واسترجاع المعلومات والبيانات عن مختلف المعاملات والوثائق الرسمية وفقاً للصلاحيات.

8 - عمل أرشيف كامل لحفظ جميع محفوظات الإدارة (صور، معاملات محفوظة، وثائق...إلخ)، والعمل على تنظيمها وترتيبها بشكل يساعد على البحث عنها بسهولة للرجوع إليها في أي وقت.