يزداد حجم الوثائق المنتجة في الجهاز الحكومي مع مرور الوقت وازدياد نشاط الجهاز دون وجود وحدة إدارية مختصة تعنى بها وتتابع وضعها وتتولى تنظيمها وحفظها والتصرف فيها ، مما يؤدي إلى تضخم أعدادها وتكدسها وتلفها وفقـــدان بعضها مع مرور الزمن وصعوبة العثور على ما يحتاج إليه منها ، وبالتالي عدم الاستفادة منها .
لذا بررت الحاجة الملحة في أجهزة الدولة لإيجاد نظام الوثائق والمحفوظات وإنشاء المركز الوطني للوثائق والمحفظات الذي أوكلت إليه مهام عديدة منها وضع التنظيمات والخطط والبرامج الخاصة بشؤون وثائق الدولة. ولذلك صــــــــدرت الموافقة السامية الكريمة على السياسة العامة للوثائق والمحفوظات واللوائح التنفيذية والخطة الموحدة للتصنيف والترميز والتي ترمي جميعها إلى العناية بالوثائق وكيفية الاستفادة منها والتخلص مما ليس له بقيمة وما تنتهي الحاجة إليه عـــــــن طريق إيجاد إدارة متخصصة في كل جهاز حكومي تسمى ( مركز الوثائق ) .
